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FAQ
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Sì, anche il file Indice di Conservazione, che è quel XML formato dal Conservatore, firmato e marcato dal Responsabile del servizio di conservazione a chiusura del pacchetto di archiviazione, cambierà perchè seguirà il nuovo standard UNI SInCRO 2020. Il nome del file resterà uguale.
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Per avvalerti della Conservazione automatica dei messaggi presenti in casella devi acquistare il servizio di Conservazione, quindi, procedere all'attivazione direttamente dalla casella PEC.
- Accedi alla casella Legalmail e seleziona l'icona "Impostazioni webmail".
- Individua la linguetta "Conservazione" e personalizza la configurazione che preferisci.
- Ricordati di salvare le modifiche con il pulsante "Salva".
La scheda ti permetterà di personalizzare le impostazioni dell'invio in conservazione, sia per la posta in entrata che per quella in uscita. Puoi scegliere, infatti, di salvare selettivamente alcune tipologie di messaggio selezionando l'opzione corrispondente oppure archiviare tutta la corrispondenza con un clic sul pulsante Conserva tutto.
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I server che supportano la conservazione delle fatture elettroniche sono ubicati a Padova.
La materia è regolata dalla C.M. 18/2014 che ribadisce la possibilità che il luogo di conservazione delle fatture elettroniche sia in un altro Stato, purché con questo Stato esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.
Se la conservazione avviene in altro Stato devono comunque essere applicate le norme italiane per la tenuta e conservazione dei documenti.
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Le Regole Tecniche in materia di conservazione, elencano in modo specifico i formati documentali da adottare per la conservazione a lungo termine dei documenti, ovvero le modalità di organizzazione delle informazioni..
In conformità a quanto previsto dalla Regole Tecniche, InfoCert consentirà l’invio in conservazione di documenti che si presentino in uno dei seguenti formati:
- documenti pdf (pdf – pdf.p7m -pdf.tsd – pdf.p7m.tsd)
- documenti xml (xml – xml.p7m – xml.tsd – xml.p7m.tsd)
ovvero in uno degli ulteriori formati: bmp – gif – jpg – tiff – txt
Mostra in una nuova paginaNormativa di riferimento Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
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Tutte le utenze Legalinvoice PRO dispongono della funzionalità che permette di caricare e conservare le fatture elettroniche trasmesse con altri servizi di fatturazione elettronica (ad esempio quelle generate dal portale di GSE).
La funzionalità di caricamento e invio in conservazione delle fatture elettroniche è fornita senza oneri aggiuntivi per il cliente.
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Nel ruolo di soggetto Erogatore sei tenuto a conservare per venti anni copia del documento di riconoscimento, come previsto dall'art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, garantendone disponibilità, integrità, leggibilità e autenticità.
Per quanto riguarda la modalità di conservazione dei documenti di riconoscimento ammissibili, il Decreto non entra nel dettaglio.
Considerato il lungo arco temporale previsto dalla normativa, ti consigliamo di far ricorso al sistema di conservazione digitale che già utilizzi per trattare le altre tipologie documentali. Qualora non ne fossi provvisto, puoi cercare qui le informazioni che ti occorrono per scegliere la soluzione InfoCert più adatta alle tue esigenze.
Mostra in una nuova paginaL'art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013 prevede che insieme alla copia dei documenti siano conservate, sempre per un periodo di 20 anni, anche le dichiarazioni di accettazione delle condizioni del servizio da parte del firmatario ed ogni altra informazione atta a dimostrare l’identificazione del firmatario del documento.
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Si tratta di metadati da popolare in caso di rettifica, cioè in caso si stia versando in conservazione la versione 2 di un documento già conservato. Il 'tipo' di modifica ha i seguenti valori ammessi: annullamento, rettifica, integrazione, annotazione. L’autore delle modifiche è tracciato nel metadato 'soggetti' con il ruolo 'operatore', a cui si aggiungono il suo codice fiscale, la data della modifica e l'identificativo della versione precedente del documento. Inoltre, in LegalDoc, il documento rettificante e il documento rettificato sono anche sempre collegati ed evidenziati l'uno rispetto all'altro attraverso il token (l'identificativo univoco ulteriore assegnato dal servizio di conservazione stesso).
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Il servizio di conservazione a norma LegalDoc è già predisposto per accettare metadati ulteriori rispetto a quelli precedentemente configurati, per cui ad ogni versamento si possono aggiungere autonomamente i metadati previsti dalle Linee Guida. Non saranno, però, aggiunti filtri, controlli o blocchi automatici, se non richiesti.
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La marca temporale fornisce un riferimento temporale opponibile ai terzi. Questo si rende necessario per dimostrare che l’apposizione della firma digitale su un documento è avvenuta quando il certificato di firma era valido e per attestare l’esistenza di un documento ad una determinata data e ora. Solitamente i documenti originali cartacei e inviati in conservazione mediante copia per immagine (scanner) non necessitano della marca, mentre per i documenti originali digitali occorre una valutazione più attenta.
L’art. 2215-bis del Codice Civile, ad esempio, impone che “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato“.
Il processo di conservazione a norma di InfoCert prevede l’apposizione di firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione (costituiti dal documento conservato e i relativi metadati di ricerca) da parte del Responsabile del servizio di Conservazione di InfoCert, ma soltanto al termine del processo e allo scopo di attestare il momento esatto in cui il documento è da considerarsi conservato.
Per i documenti prodotti dal cliente, pertanto, andrà valutato caso per caso se su di essi dovranno essere apposti dei riferimenti temporali opponibili ai terzi prima dell’invio in conservazione, in particolare per rispondere a requisiti formali imposti dalla normativa o attestare il momento di formazione del documento.
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