Avvio attività

Un doppio clic sull’icona avvia il programma GoSign Desktop PRO e mi permette di avere a disposizione la home page del mio software, dalla quale potrò gestirne la configurazione ovvero firmare o verificare la firma apposta ad uno o più documenti.

Analogamente alla versione gratuita del software (alla cui guida si rimanda per maggiori dettagli), GoSign Desktop PRO mi permette di firmare, marcare nonché di verificare la validità della firma o della marca temporale.

Questa guida, tuttavia, descrive le funzionalità che caratterizzano la versione PRO di GoSign Desktop.

Aggiungere il certificato di firma remota

Se ho un certificato di firma remota, come prima cosa devo inserire le mie credenziali. Dal menu laterale sarà sufficiente selezionare l'opzione Firme e certificati

All'interno di questa sezione ho la possibilità di visualizzare le diverse tipologie di firma e di inserire le credenziali relative alla mia firma remota, cliccando sull’icona del “+”.

Dovrò inserire:

• la User ID di accesso al servizio (quella che mi è stata assegnata da InfoCert al momento della richiesta del certificato, la trovo sulla copia della Richiesta di Registrazione consegnatami in quell’occasione);

• la Password (quella che utilizzo per accedere al portale dedicato ai titolari di un certificato remoto, My.Sign e che ho personalizzato al momento dell’attivazione del mio certificato).

In questo modo posso aggiungere il mio certificato remoto agli strumenti di cui GoSign Desktop PRO può avvalersi in fase di firma di un documento.

Un clic sul pulsante Aggiungi esegue la verifica delle credenziali.

Nella fase successiva, GoSign Desktop PRO mi chiede di convalidare l'operazione attraverso la digitazione del codice OTP ricevuto via sms al numero collegato alla mia utenza.

Una volta inserito, potrò visualizzare la mia firma all’interno del programma.

Lo stesso pannello mi permette di rimuovere il certificato appena aggiunto o di memorizzare le credenziali di altri certificati.

Al momento della firma potrò selezionare dal menu a tendina quello che mi occorre per firmare.

Firma XML di un documento

GoSign Desktop PRO mette a disposizione nella home page la funzione Firma che mi permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all’interno del software.

La firma di documenti .xml rappresenta una delle funzionalità avanzate della versione PRO di GoSign Desktop PRO.

Una volta selezionato il file da firmare, o trascinato nell’apposita sezione, GoSign Desktop PRO mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora fosse necessario, è possibile visualizzare il documento premendo il pulsante Apri documento (indicato dall'icona a forma di occhio) o cancellare il file tramite la funzione Elimina (indicata dall'icona a forma di cestino).

Nella parte bassa della schermata sono visibili le tecnologie con le quali è possibile firmare i documenti. Per produrre un documento con estensione .xml, andrà scelta la tecnologia XAdES e si potrà procedere selezionando Firma Xades e cliccando su Conferma.. Posso comunque firmare il documento anche in modalità CAdES ricorrendo all’opzione presente.

Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop PRO mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale al file che sto firmando digitalmente. Tale marca sarà in formato XADES-T.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato aprendo il menù laterale e scegliendo l'opzione Servizi a consumo sarà possibile inserire le credenziali dell'account legato alle marche temporali.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Firma XML con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione firma remota posso procedere con la firma del documento.

Di default, GoSign Desktop PRO propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo cosi sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma mi porta ad inserire il pin di firma del mio certificato.

Un clic sul pulsante Conferma fa avanzare il processo di sottoscrizione del documento. Non mi resta che recuperare il codice OTP.

Al momento del rilascio, il mio certificato di firma remota è stato abbinato al mio telefono cellulare, il codice OTP mi arriverà via SMS. Il pulsante Re-invia mi permette di richiederlo qualora non lo avessi ricevuto o se non avessi fatto in tempo a digitarlo. Il mittente del messaggio SMS è InfoCert; il testo del messaggio indica la data della richiesta, l’ora di generazione del Codice OTP e il codice stesso, di 8 cifre, che potrò riportare nel campo disponibile, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, GoSign Desktop PRO mi conferma che l’attività si è conclusa con successo.

Firma multipla

La funzione Firma disponibile sulla versione PRO di GoSign Desktop mi permette di selezionare più documenti da firmare simultaneamente e di richiamarli all’interno del software.

Posso selezionare alcuni documenti contenuti all’interno di una cartella – ovvero tutti i documenti presenti – e firmarli con un’unica autenticazione PIN.

GoSign Desktop PRO mi presenta gli estremi dei documenti da firmare (nome, tipo) e le possibili modalità di firma che dipenderanno dalla tipologia dei documenti selezionati.

Se ho selezionato un gruppo disomogeneo di documenti (file con estensione non .pdf/xml insieme a file .pdf/xml), potrò ottenere firme:

• a standard CAdES, riconoscibili per l’ulteriore estensione .p7m qualunque sia quella originale dei file;
• a standard CAdES ma detached, riconoscibili per l’ulteriore estensione .p7s attribuita ai file che contengono le firme digitali.

E' possibile spostarsi tra i vari documenti cliccando in alto sull'apposita etichetta contenete il nome del singolo file.

Se ho selezionato esclusivamente documenti con estensione .pdf, potrò ottenere firme:

• a standard PAdES, riconoscibili perché manterranno l’estensione .pdf originale;
• a standard CAdES, riconoscibili per l’ulteriore estensione .p7m aggiunta a quella originale dei file;
• a standard CAdES ma detached, riconoscibili per l’ulteriore estensione .p7s attribuita ai file che contengono le firme digitali.

Se ho selezionato esclusivamente documenti con estensione .xml, potrò ottenere firme:

• a standard XAdES, riconoscibili perché manterranno l’estensione .xml originale;
• a standard CAdES, riconoscibili per l’ulteriore estensione .p7m aggiunta a quella originale dei file;
• a standard CAdES ma detached, riconoscibili per l’ulteriore estensione .p7s attribuita ai file che contengono le firme digitali.

Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop PRO mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale ai documenti che sto firmando digitalmente.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato aprendo il menù laterale e scegliendo l'opzione Servizi a consumo sarà possibile inserire le credenziali dell'account legato alle marche temporali.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Firma multipla P7M con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione firma remota posso procedere con la firma del documento.

Di default, GoSign Desktop PRO propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo cosi sostituto dal documento firmato. In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma mi porta ad inserire il pin di firma del mio certificato.

Un clic sul pulsante Conferma fa avanzare il processo di sottoscrizione del documento. Non mi resta che recuperare il codice OTP.

Al momento del rilascio, il mio certificato di firma remota è stato abbinato al mio telefono cellulare, il codice OTP mi arriverà via SMS. Il pulsante Re-invia mi permette di richiederlo qualora non lo avessi ricevuto o se non avessi fatto in tempo a digitarlo. Il mittente del messaggio SMS è InfoCert; il testo del messaggio indica la data della richiesta, l’ora di generazione del Codice OTP e il codice stesso, di 8 cifre, che potrò riportare nel campo disponibile, facendo attenzione a digitarle correttamente.

GoSign Desktop Pro mi permette di firmare fino a 10 documenti con un unico codice OTP.

Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, GoSign Desktop PRO mi conferma che l’attività si è conclusa con successo.

Firma multipla PDF con un certificato su dispositivo fisico

Poiché sto utilizzando GoSign Desktop PRO, avrò a disposizione tanti riquadri di visualizzazione (che contengono i documenti, mi permettono di scorrerli, di eliminarli o di visualizzare il file) per quanti sono i documenti selezionati per il processo di firma. Per passare da un documento all’altro sarà sufficiente scorrere le etichette che, poste nella parte alta della finestra di dialogo del programma, indicano il nome dei documenti selezionati.

Il processo di Firma prosegue con la possibilità di creare la propria firma e renderla visibile all’interno del documento. Questo è possibile attivando le 2 opzioni: "Abilitare e fare doppio click per aggiungere una firma" e "Immagine di firma". È molto importante tenere a mente che questo segno grafico non ha alcun valore legale e non è in alcun modo la mia firma digitale. Nel riquadro di firma verrà visualizzata l’immagine della firma che si è scelta, di default è l’immagine caricata nella sezione crea la tua firma nella pagina dedicata Firme e certificati.

Una volta cliccato sul tasto Conferma, GoSign Desktop PRO mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale ai documenti che sto firmando digitalmente.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato aprendo il menù laterale e scegliendo l'opzione Servizi a consumo sarà possibile inserire le credenziali dell'account legato alle marche temporali.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Firma multipla XML con un certificato su dispositivo fisico

GoSign Desktop PRO mi informa che i miei documenti firmati manterranno l’estensione .xml, cioè la firma sarà a standard XAdES.

Una volta cliccato sul tasto Scegli, GoSign Desktop PRO mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale ai documenti che sto firmando digitalmente.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato aprendo il menù laterale e scegliendo l'opzione Servizi a consumo sarà possibile inserire le credenziali dell'account legato alle marche temporali.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Controfirma di un documento firmato

La funzione Controfirma permette di selezionare uno o più documenti da firmare e di richiamarli all’interno del software cliccando sulla sezione della home page dedicata alla funzione Controfirma.

Successivamente, GoSign Desktop PRO presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e qualora venisse ritenuto necessario, è messo a disposizione il pulsante Apri documento (indicato dall'icona dell'occhio) per visualizzarlo e la funzione Elimina (indicata dall'icona del cestino). Viene poi mostrato l'elenco di tutte le firme presenti nel documento e data la possibilità di selezionare le firme che si intende controfirmare. Una volta selezionata per continuare posso proseguire cliccando sul tasto Conferma.

Controfirma con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remoto si potrà procedere con la controfirma del documento scegliendo l'account con cui firmare e digitando il PIN, l'OTP e confermando l'operazione.

GoSign Desktop PRO confermerà il buon esito del processo di controfirma nell’ultima schermata. È possibile visualizzare la tipologia di firma e quale certificato è stato utilizzato. Se necessario, attraverso la funzione visualizza file ,posso aprire il documento firmato.

Marcatura multipla

Se ho bisogno di provare – o convalidare – l’esistenza di un documento ad una determinata data, posso farlo ricorrendo alla marcatura temporale.

Prima di iniziare il processo di marcatura vero e proprio, verifico di avere a mia disposizione un congruo numero di marche temporali ricorrendo alla funzione di configurazione, raggiungibile dal menu laterale Servizi a consumo.

All'interno di questa area ho la possibilità di inserire la User ID di accesso al servizio e la password.

Un clic sul pulsante Aggiungi mi permette di procedere.

GoSign Desktop PRO esegue il controllo richiesto e mi fornisce il resoconto sulla mia situazione.

Se ho un numero sufficiente di marche temporali posso continuare il mio lavoro, altrimenti potrò acquistare quelle mancanti cliccando sull’opzione Acquista le marche.

GoSign Desktop PRO permette di ottenere:

• documenti in cui ciascuna firma può contenere una marca temporale (si presentano con estensione .p7m o .pdf, nel caso di firma ottenuta in modalità PDF);

• file che racchiudono, insieme, il documento con la sua marca temporale (si presentano con estensione .tsd);

• documenti la cui marca temporale è apposta in modalità detached, ovvero documento e marca temporale sono separati (le marche temporali si presentano con estensione .tsr);

• documenti che riuniscono al loro interno il documento elettronico e la relativa marca temporale (si presentano con estensione .m7m).

Ho la possibilità inoltre di scegliere se aggiungere ad ogni documento la marca temporale.

Documenti firmati e marcati contestualmente

Se desidero sottoporre più documenti al processo di firma e marcatura temporale contestuale, procederò selezionando i documenti da firmare e dopo aver scelto il tipo di firma, dovrò indicare di voler marcare i documenti.

Il formato dipenderà dalla tipologia dei documenti e dalla modalità di firma selezionata:

• CAdES-T per documenti firmati a standard CAdES, che si presenteranno con estensione .p7m;
• PAdES-T per documenti firmati a standard PAdES, che si presenteranno con estensione .pdf;
• XAdES-T per documenti firmati a standard XAdES, che si presenteranno con estensione .xml.

Il processo può interessare sia documenti già firmati che non firmati.

Documenti con firma LTV

Quando sottopongo uno o più documenti al processo di firma e marcatura contestuale, ho la possibilità di arricchire ulteriormente il contenuto informativo del mio file con i dati relativi alla validità del mio certificato al momento della firma, indipendentemente dallo standard della firma apposta ai documenti stessi.

Il risultato di questa operazione è un documento che contiene al suo interno la mia firma, la marca temporale e le informazioni relative allo stato di validità del mio certificato al momento dell’apposizione della firma e della marca, incluse sotto forma di risposta ottenuta dal servizio OCSP (Online Certificate Status Protocol) oppure di lista dei certificati revocati o sospesi (CRL, Certificate Revocation List). Al momento della verifica, anche quando il certificato sarà scaduto, mi sarà possibile verificare la validità della firma digitale apposta.

Documenti marcati

Se desidero sottoporre più documenti al processo di marcatura temporale, passerò il mouse sul riquadro Marca per accedere alle funzioni di marcatura. Il processo può interessare sia documenti già firmati che non firmati.

Poiché sto utilizzando GoSign Desktop PRO, ho a disposizione le opzioni Marca, Associa e Separa che mi permettono, rispettivamente, di selezionare il documento da marcare richiamandolo all’interno del software, di associare un documento alla sua marca temporale detached e di separare una marca temporale dal documento cui è associata.

Una volta selezionati i file posso scegliere il formato di marcatura.

Se mi sono già accreditato, troverò già le informazioni relative alla User ID che sto utilizzando e al numero di marche temporali che ho a disposizione.

GoSign Desktop PRO mi presenta gli estremi dei documenti che sto per marcare (nome, tipo) e i possibili formati di marcatura che posso eseguire a loro carico. Dopo aver identificato il formato di marcatura che mi occorre, procedo con un clic sul pulsante Conferma.

Di default, GoSign Desktop PRO propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo cosi sostituto dal documento firmato. In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione. Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul tasto Conferma mi permette di completare l'operazione.

Al termine dell’operazione, GoSign Desktop PRO ne confermerà il buon esito.

Marche associate ai documenti

GoSign Desktop Pro mi permette di associare la marca temporale precedentemente prodotta in modalità detached al documento corrispondente.

Una volta selezionato il file da firmare, o trascinato nell’apposita sezione, GoSign Desktop PRO mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora fosse necessario, è possibile visualizzare il documento premendo il pulsante Apri documento (indicato dall'icona a forma di occhio) o cancellare il file tramite la funzione Elimina (indicata dall'icona a forma di cestino).

Se viene caricato un documento al quale non è associata nessuna marca , oltre a visualizzare tutte le informazioni relative al documento, nella parte bassa della schermata sono visibili i formati di marca:

• formato .tsd . Con questo formato, premendo sul tasto scegli .tsd permetterà di ricercare nei file presenti sul dispositivo solo le marche temporali con quella estensione.

• formato .m7m. Con questo formato, premendo sul tasto scegli .m7mpermetterà di ricercare nei file presenti sul dispositivo solo le marche temporali con quella estensione.

Infine, GoSign Desktop PRO propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio. Posso accettare quanto suggerito o apportare una modifica utilizzando il pulsante posto a fianco del campo.

La validità dei documenti firmati

La funzione Verifica disponibile sulla versione PRO di GoSign Desktop mi permette di selezionare più documenti da verificare simultaneamente e di richiamarli all’interno del software.

La risposta di GoSign Desktop PRO è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Posso selezionare solo alcuni documenti contenuti all’interno di una cartella – ovvero tutti i documenti presenti – e verificarli con un’unica operazione. Posso sottoporre allo stesso processo di verifica documenti firmati con modalità di firma diversi.

Sarà possibile spostarsi da un file all’altro cliccando l’etichetta relativa al file in alto.

Cliccando sull'opzione Apri dettagli posso verificare lo stato della verifica e selezionando l’icona a forma di occhio, potrò procedere per ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare.

Se ho selezionato un documento firmato in modalità PDF (standard PAdES), otterrò maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario.

La validità dei documenti firmati e marcati

La funzione Verifica disponibile sulla versione PRO di GoSign Desktop mi permette di selezionare più documenti da verificare simultaneamente e di richiamarli all’interno del software.

Posso selezionare solo alcuni documenti contenuti all’interno di una cartella – ovvero tutti i documenti presenti – e verificarli con un’unica operazione. Posso sottoporre allo stesso processo di verifica documenti firmati con modalità di firma diversi.

La risposta di GoSign Desktop PRO è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Sarà possibile spostarsi da un file all’altro cliccando l’etichetta relativa al file in alto.

Cliccando sull’opzione “Apri dettagli” posso verificare lo stato della verifica e selezionando l’icona a forma di occhio, potrò procedere per ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare.

La validità dei documenti marcati temporalmente

Un clic sull’opzione Verifica multipla mi permette di selezionare il documento, scegliendolo tra quelli disponibili sul mio computer, su un server o un hard disk, ecc.

La risposta di GoSign Desktop PRO è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Scegliendo l’opzione Apri dettagli e poi cliccando sull’icona a forma di occhio arriverò ad ottenere maggiori informazioni sulla marca temporale apposta.