Token di conversazione

Il blocco di testo associato ad un documento, che consente la sua veloce individuazione all’interno del database del sistema per la conversazione sostitutiva. Ogni token è associato a un solo documento in maniera univoca. 00

Sistema di classificazione

Strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione interessata. 00

Scarto

Operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale. 00

Ricerca per token

Il processo di ricerca di un documento posto all’interno del sistema di conservazione sostitutiva, effettuata utilizzando i token generati dal sistema (ovvero codici di identificazione univoca del documento). Permette anche di eseguire ricerche a norma. 00

Ricerca a norma

Il processo di ricerca di un documento posto all’interno del sistema di conservazione sostitutiva, effettuata utilizzando gli indici predisposti per consentire l’assolvimento dell’obbligo di esibizione. 00

Produttore

Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale. 00

Metadati

Insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del DPCM 03/12/2013. 00

Manuale di Gestione

Strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni. 00

Manuale della conservazione

È lo strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 8 delle regole tecniche del sistema di conservazione. 00

Lotto

L’insieme di documenti informatici raggruppati secondo un criterio logico di aggregazione, aventi un file indice (file di chiusura del lotto) che attesta la conservazione con l’apposizione della firma del responsabile della conservazione e della marca temporale. 00

Formato

Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file. 00

Fascicolo Informatico

Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice. 00

Evidenza informatica

La sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica. 00

Esibizione a norma

L’operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia. 00

Documento analogico

È un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). 00

Documento

La rappresentazione informatica, o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, giuridicamente rilevanti. 00

Copia di Sicurezza

Copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell’articolo 12 delle presenti regole tecniche per il sistema di conservazione. 00

Conservazione

L’insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione. 00

Conservatore Accreditato

Soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza dall’Agenzia per l’Italia digitale. 00

Codice eseguibile

Insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici. 00

Classificazione

Attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati. 00

Autenticità

Caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento informatico. 00

Archivio informatico

Archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico. 00

Affidabilità

Aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente. 00

Accreditamento

Riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione. 00

Accesso

Operazione che consente, a chi ne ha diritto, di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici conservati. 00

Riferimento temporale

Informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento. 00

Algoritmo di hashing

È una funzione matematica che permette di ottenere una sequenza di caratteri a lunghezza fissa denominata hash, o impronta, partendo da un qualunque documento informatico. Ogni minima modifica del file o del testo produrrà una diversa stringa in uscita. La caratteristica fondamentale di queste procedure è la loro difficile invertibilità: dato un valore di hash, … Continua la lettura di Algoritmo di hashing

Validazione temporale

Il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, a uno o più documenti informatici, un riferimento temporale (informazione data e orario) opponibile ai terzi. 00

Documento informatico

È la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. 00

Destinatario

In ambito PEC, indica l’utente che si avvale del servizio di Posta Elettronica Certificata del Gestore o di altro gestore di Posta Elettronica Certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici. In ambito di Conservazione, identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato. 00

CNIPA, oggi DigitPA

Centro Nazionale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione, ora Ente Nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. DigitPA accompagna le amministrazioni nel processo di innovazione tecnologica, mettendo a disposizione le proprie competenze tecniche, nel settore delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione con un ruolo di consulenza e proposta verso le PA. Svolge funzioni di natura progettuale, … Continua la lettura di CNIPA, oggi DigitPA