Guida al “Crea Pratica” con Dike GoSign

COSA OCCORRE

  1. Il link al portale GoSign;
  2. La User ID e la Password di accesso al portale.

Se non ho bisogno di firmare i documenti gestiti all’interno delle Pratiche create con GoSign, non mi occorre altro.
Se, al contrario, ho la necessità di firmare uno o più documenti gestiti attraverso le Pratiche create con GoSign, allora dovrò verificare di avere a disposizione quanto previsto per l’attività di Firma ed Invia.


Cosa fare (INDICE)

Dike GoSign mi permette di creare un processo di firma che coinvolge più utenti.
A ciascuno di loro posso chiedere di firmare o di approvare uno o più documenti utilizzando diverse tipologie di firma elettronica. Ecco le attività che posso gestire:

  1. avvio dell’attività per scegliere la tipologia di firma da attribuire ai documenti;
  2. selezione dei documenti da firmare e configurazione della pratica;
  3. monitoraggio del processo di firma in tempo reale;
  4. chiusura delle attività.

AVVIO ATTIVITA’

Dopo aver effettuato l’accesso alla pagina web di Dike GoSign, posso avviare l’operazione di Crea Pratica con un clic sul pulsante corrispondente.
Il pulsante Crea Pratica è disponibile sulla Home Page di Dike GoSign, nella sezione Le mie pratiche e in quella Libro Firma.

Dike GoSign mi chiede innanzitutto di indicare la tipologia di firma che verrà utilizzata dai destinatari per la sottoscrizione dei documenti.

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Posso indicare:

  • firma elettronica semplice: è una firma che viene generata da Dike GoSign quando il destinatario acconsente al processo di firma elettronica semplice. Si ottiene digitando il PIN scelto in occasione del primo utilizzo della firma elettronica o reimpostato successivamente dal menu Impostazioni.
    La firma elettronica semplice non garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi;
  • firma digitale PDF: è una firma che ottengo se sono in possesso di un certificato di firma qualificato attivo, salvato su un dispositivo fisico (smart card o token USB) e rilasciato da un qualsiasi Ente Certificatore, oppure un certificato di firma remota InfoCert.
    I documenti firmati in modalità PDF (standard PAdES) permettono di visualizzare i dati di firma, compresa l’immagine grafica, e possono essere trattati come semplici documenti .pdf.
    La firma P7M garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi;
  • firma digitale P7M: è una firma che ottengo se sono in possesso di un certificato di firma qualificato attivo, salvato su un dispositivo fisico (smart card o token USB) e rilasciato da un qualsiasi Ente Certificatore, oppure un certificato di firma remota InfoCert.
    I documenti firmati in modalità P7M (standard CAdES) devono essere verificati con il programma Dike 6.
    La firma P7M garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi. Alcuni processi documentali che coinvolgono la Pubblica Amministrazione (ad esempio, l’invio delle pratiche al Registro delle Imprese) richiedono espressamente il formato P7M.

Una volta selezionata la tipologia di firma da utilizzare, avrò a disposizione la schermata che mi permette di configurare la pratica da sottoscrivere digitalmente e condividere.

 

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Selezione dei documenti e configurazione della pratica

Come prima informazione, dovrò inserire una descrizione nel campo Oggetto, che identificherà la pratica all’interno di Dike Go Sign. Il sistema mi propone un identificativo numerico crescente. Ovviamente ho la possibilità di personalizzare il sistema di descrizione.

Posso aggiungere un messaggio per i destinatari della pratica con un clic sull’icona a forma di busta posta accanto al campo Oggetto.
Se occorre, posso inserire una data di scadenza entro la quale i destinatari dovranno attivarsi per completare l’iter di firma ovvero segnalare il carattere di urgenza della pratica selezionando l’opzione Urgente.

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Posso aggiungere i Destinatari selezionandoli all’interno dell’elenco che compare con un clic sulla freccia posta di fianco al campo.

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Eseguo la selezione del destinatario ricorrendo al doppio clic o al trascinamento del suo indirizzo mail se è già presente all’interno della mia rubrica.
In caso contrario posso digitare il nuovo indirizzo mail all’interno del campo Collegamenti. In questo caso, continuo l’operazione con un clic sul pulsante + o sul pulsante Invio. Dike GoSign mi chiederà di aggiungere il nome ed il cognome del destinatario per completare il salvataggio del nuovo contatto.

E’ sempre possibile cancellare un destinatario inserito per errore nell’elenco dei Collegamenti selezionati ricorrendo all’icona posta sulla stessa riga.
Dopo aver selezionato i destinatari posso procedere al caricamento dei documenti.

Una pratica può essere formata da uno o più documenti, ciascuno identificato a sua volta da un nome.
Per inserire un documento all’interno della pratica, posso trascinarlo nell’area posta nella parte inferiore della pagina o tramite la funzione di upload, recuperandolo tra quelli disponibili sul mio computer.
I tab sopra la pagina visualizzata indicheranno il documento selezionato, e consentiranno di spostarsi da un documento all’altro. Per andare a una particolare pagina si può scorrere le pagine di un particolare documento tramite le icone presenti nella parte destra della pagina.

Dike GoSign mi permette di caricare documenti in formato office (Word, Excel, etc.) o PDF.

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Dike GoSign mi permette di stabilire il posizionamento della firma di ciascun singolo destinatario all’interno di ogni documento che compone la pratica.
Innanzitutto selezionerò il destinatario cercandolo nel menu a tendina disponibile sul lato sinistro della pagina. L’ordine di apparizione dei destinatari corrisponde a quello del processo di firma.

Le azioni disponibili quando richiedo la firma riguardano il posizionamento della firma vera e propria oppure quello delle iniziali, dell’approvazione e della presa visione del documento.
Per posizionare una firma seleziono il pulsante Posiziona Firma, sposto il cursore del mouse sul documento fino a raggiungere l’area desiderata e proseguo con un secondo clic per inserire il campo firma all’interno del documento.
Qui apparirà il campo firma contenente il nome del destinatario, un segnalibro elettronico per chi dovrà interagire con il documento.

Una volta posizionato, il campo firma può essere spostato all’interno del documento utilizzando la funzione Sposta e scala.
Qualora risulti eccessivamente grande per la posizione identificata sul documento, il campo firma può essere ridimensionato.

Analoga procedura per le altre azioni disponibili: posso quindi prevedere e predisporre, per tutti i destinatari e per tutti i documenti, l’inserimento dei campi iniziali, approvazioni, presa visione.

Se ho richiesto l’apposizione della firma elettronica, ho a disposizione alcuni strumenti che modificano il documento PDF inserendo informazioni testuali.

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Controllo del processo

Una volta creata e condivisa la pratica con i documenti ad essa associati, posso controllare in ogni momento lo stato dell’attività dalla sezione Le mie pratiche.

Qui troverò la lista delle pratiche che ho creato e le informazioni particolareggiate che le riguardano con un clic sul pulsante Dettagli posto a fianco di ciascuna di esse.

Nella finestra di dettaglio sono presenti informazioni sui destinatari che hanno già firmato il documento, l’elenco di chi deve ancora visionarlo e quello dei destinatari che lo hanno rifiutato.

 

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Chiusura delle attivita’

Quando una pratica e i documenti in essa contenuti saranno stati processati da tutti i destinatari, riceverò una notifica via mail con allegati i documenti firmati.
Eventualmente, posso trovare i documenti anche nella sezione Le mie pratiche.

 

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