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FAQ
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I server che supportano la conservazione delle fatture elettroniche sono ubicati a Padova.
La materia è regolata dalla C.M. 18/2014 che ribadisce la possibilità che il luogo di conservazione delle fatture elettroniche sia in un altro Stato, purché con questo Stato esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.
Se la conservazione avviene in altro Stato devono comunque essere applicate le norme italiane per la tenuta e conservazione dei documenti.
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Sì, anche il file Indice di Conservazione, che è quel XML formato dal Conservatore, firmato e marcato dal Responsabile del servizio di conservazione a chiusura del pacchetto di archiviazione, cambierà perchè seguirà il nuovo standard UNI SInCRO 2020. Il nome del file resterà uguale.
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Non ti è richiesto di avere un tuo sistema di conservazione a norma poiché la suite dei servizi Legalinvoice comprende la conservazione delle fatture e delle ricevute presso il data center InfoCert.
Se cerchi una soluzione destinata ad imprese e professionisti che necessitano la conservazione delle fatture elettroniche PA o B2B in formato XML, acquista Legalinvoice PRO Conservazione.
Il servizio di conservazione a norma di InfoCert non richiede l'installazione di alcun software sui tuoi sistemi e l'esibizione a fronte di ispezione di pubblici ufficiali avverrà con l'applicazione InfoCert Legalinvoice.
Se al contrario disponi di un tuo servizio di conservazione, potrai scaricare le fatture e le ricevute e provvedere a conservarle come preferisci, in ogni caso InfoCert manterrà il servizio di conservazione delle fatture.
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Come previsto dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, il processo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, cioè entro tre mesi dalla scadenza dei termini per le dichiarazioni annuali relative all’anno di esercizio.
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Tutte le utenze Legalinvoice PRO dispongono della funzionalità che permette di caricare e conservare le fatture elettroniche trasmesse con altri servizi di fatturazione elettronica (ad esempio quelle generate dal portale di GSE).
La funzionalità di caricamento e invio in conservazione delle fatture elettroniche è fornita senza oneri aggiuntivi per il cliente.
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Il canone corrisposto per i servizi della suite Legalinvoice comprende la conservazione sostitutiva delle fatture inviate e ricevute tramite il sistema per un periodo di 10 anni.
Nel caso in cui tu decida di non rinnovare il canone di abbonamento, dovrai procedere con il download di quanto inviato in conservazione tramite l'apposita funzione disponibile all'interno dell'applicazione, prima del termine del servizio.
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Per avvalerti della Conservazione automatica dei messaggi presenti in casella devi acquistare il servizio di Conservazione, quindi, procedere all'attivazione direttamente dalla casella PEC.
- Accedi alla casella Legalmail e seleziona l'icona "Impostazioni webmail".
- Individua la linguetta "Conservazione" e personalizza la configurazione che preferisci.
- Ricordati di salvare le modifiche con il pulsante "Salva".
La scheda ti permetterà di personalizzare le impostazioni dell'invio in conservazione, sia per la posta in entrata che per quella in uscita. Puoi scegliere, infatti, di salvare selettivamente alcune tipologie di messaggio selezionando l'opzione corrispondente oppure archiviare tutta la corrispondenza con un clic sul pulsante Conserva tutto.
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La normativa vigente (CAD Art. 21, c.3 del DPR n. 633/1972) prevede l'obbligo di Conservazione sostitutiva delle Fatture Elettroniche. Per maggior informazioni clicca QUI.
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La suite dei servizi LegalInvoice comprende la Conservazione digitale delle fatture e delle ricevute presso il data center InfoCert. Per maggiori informazioni clicca QUI.
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I server che supportano la Conservazione digitale delle Fatture Elettroniche sono ubicati a Padova. Per maggior informazioni clicca QUI.
Mostra in una nuova paginaSi ricorda che il servizio LegalInvoice è predisposto per la Conservazione AUTOMATICA delle fatture, pertanto viene soddisfatto l'obbligo di Conservazione sostitutiva delle Fatture inviate e ricevute nel 2019, come indicato nella norma relativa (CAD Art. 21, c.3 del DPR n. 633/1972).
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Le Regole Tecniche in materia di conservazione, elencano in modo specifico i formati documentali da adottare per la conservazione a lungo termine dei documenti, ovvero le modalità di organizzazione delle informazioni..
In conformità a quanto previsto dalla Regole Tecniche, InfoCert consentirà l’invio in conservazione di documenti che si presentino in uno dei seguenti formati:
- documenti pdf (pdf – pdf.p7m -pdf.tsd – pdf.p7m.tsd)
- documenti xml (xml – xml.p7m – xml.tsd – xml.p7m.tsd)
ovvero in uno degli ulteriori formati: bmp – gif – jpg – tiff – txt
Mostra in una nuova paginaNormativa di riferimento Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
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Nel ruolo di soggetto Erogatore sei tenuto a conservare per venti anni copia del documento di riconoscimento, come previsto dall'art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, garantendone disponibilità, integrità, leggibilità e autenticità.
Per quanto riguarda la modalità di conservazione dei documenti di riconoscimento ammissibili, il Decreto non entra nel dettaglio.
Considerato il lungo arco temporale previsto dalla normativa, ti consigliamo di far ricorso al sistema di conservazione digitale che già utilizzi per trattare le altre tipologie documentali. Qualora non ne fossi provvisto, puoi cercare qui le informazioni che ti occorrono per scegliere la soluzione InfoCert più adatta alle tue esigenze.
Mostra in una nuova paginaL'art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013 prevede che insieme alla copia dei documenti siano conservate, sempre per un periodo di 20 anni, anche le dichiarazioni di accettazione delle condizioni del servizio da parte del firmatario ed ogni altra informazione atta a dimostrare l’identificazione del firmatario del documento.
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