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Il canone corrisposto per i servizi della suite Legalinvoice comprende la conservazione sostitutiva delle fatture inviate e ricevute tramite il sistema per un periodo di 10 anni.
Nel caso in cui tu decida di non rinnovare il canone di abbonamento, potrai procedere con il download di quanto inviato in conservazione tramite l'apposita funzione disponibile all'interno dell'applicazione, prima del termine del servizio.
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Tutte le utenze Legalinvoice PRO dispongono della funzionalità che permette di caricare e conservare le fatture elettroniche trasmesse con altri servizi di fatturazione elettronica (ad esempio quelle generate dal portale di GSE).
La funzionalità di caricamento e invio in conservazione delle fatture elettroniche è fornita senza oneri aggiuntivi per il cliente.
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Non ti è richiesto di avere un tuo sistema di conservazione a norma poiché la suite dei servizi Legalinvoice comprende la conservazione delle fatture e delle ricevute presso il data center InfoCert.
Il servizio di conservazione a norma di InfoCert non richiede l'installazione di alcun software sui tuoi sistemi e anche l'esibizione a fronte di ispezione di pubblici ufficiali avverrà tramite l'applicazione InfoCert Legalinvoice.
Se al contrario disponi di un tuo servizio di conservazione, potrai scaricare le fatture e le ricevute e provvedere a conservarle come preferisci, in ogni caso InfoCert manterrà il servizio di conservazione delle fatture.
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Le Regole Tecniche in materia di conservazione, elencano in modo specifico i formati documentali da adottare per la conservazione a lungo termine dei documenti, ovvero le modalità di organizzazione delle informazioni..
In conformità a quanto previsto dalla Regole Tecniche, InfoCert consentirà l’invio in conservazione di documenti che si presentino in uno dei seguenti formati:
ovvero in uno degli ulteriori formati: bmp – gif – jpg – tiff – txt
Normativa di riferimento Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
I server che supportano la conservazione delle fatture elettroniche sono ubicati a Padova.
La materia è regolata dalla C.M. 18/2014 che ribadisce la possibilità che il luogo di conservazione delle fatture elettroniche sia in un altro Stato, purché con questo Stato esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.
Se la conservazione avviene in altro Stato devono comunque essere applicate le norme italiane per la tenuta e conservazione dei documenti.
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Come previsto dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, il processo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, cioè entro tre mesi dalla scadenza dei termini per le dichiarazioni annuali relative all’anno di esercizio.
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Dal 12 ottobre 2015, le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto adeguare i propri sistemi informatici alle disposizioni contenute nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, che prevede la trasmissione al sistema di conservazione del registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva a quella di riferimento (quindi ogni giorno).
Non è necessaria la sottoscrizione con firma digitale.
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Il canone corrisposto per i servizi della suite Legalinvoice comprende la firma delle fatture (in carico ad InfoCert), l'invio e la ricezione al SdI e la conservazione delle fatture inviate e ricevute in modalità automatica.
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La marca temporale fornisce un riferimento temporale opponibile ai terzi. Questo si rende necessario per dimostrare che l’apposizione della firma digitale su un documento è avvenuta quando il certificato di firma era valido e per attestare l’esistenza di un documento ad una determinata data e ora. Solitamente i documenti originali cartacei e inviati in conservazione mediante copia per immagine (scanner) non necessitano della marca, mentre per i documenti originali digitali occorre una valutazione più attenta.
L’art. 2215-bis del Codice Civile, ad esempio, impone che “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato“.
Il processo di conservazione a norma di InfoCert prevede l’apposizione di firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione (costituiti dal documento conservato e i relativi metadati di ricerca) da parte del Responsabile del servizio di Conservazione di InfoCert, ma soltanto al termine del processo e allo scopo di attestare il momento esatto in cui il documento è da considerarsi conservato.
Per i documenti prodotti dal cliente, pertanto, andrà valutato caso per caso se su di essi dovranno essere apposti dei riferimenti temporali opponibili ai terzi prima dell’invio in conservazione, in particolare per rispondere a requisiti formali imposti dalla normativa o attestare il momento di formazione del documento.
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