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Se vuoi avvalerti della funzione di conservazione automatica dei messaggi presenti in casella devi acquistare il servizio di Conservazione, eventualmente aggiungendolo alla tua casella Legalmail già attiva e, successivamente, procedere alla sua attivazione.
Dopo aver eseguito l’accesso alla casella Legalmail, seleziona la funzione Impostazioni webmail contrassegnata da un'icona a forma di ingranaggio e posta in alto a destra, nella barra di colore azzurro.
Seleziona la scheda Conservazione tra quelle disponibili nella finestra di dialogo. La scheda ti permetterà di personalizzare le impostazioni dell'invio in conservazione, sia per la posta in entrata che per quella in uscita. Puoi scegliere, infatti di salvare selettivamente alcune tipologie di messaggio selezionando l'opzione corrispondente oppure archiviare tutta la corrispondenza con un clic sul pulsante Conserva tutto.
Procedi con un clic sul pulsante Salva per concludere l'operazione. Ti verrà restituita a video la conferma che Il servizio è configurato correttamente.
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Non ti è richiesto di avere un tuo sistema di conservazione a norma poiché la suite dei servizi Legalinvoice comprende la conservazione delle fatture e delle ricevute presso il data center InfoCert.
Il servizio di conservazione a norma di InfoCert non richiede l'installazione di alcun software sui tuoi sistemi e anche l'esibizione a fronte di ispezione di pubblici ufficiali avverrà tramite l'applicazione InfoCert Legalinvoice.
Se al contrario disponi di un tuo servizio di conservazione, potrai scaricare le fatture e le ricevute e provvedere a conservarle come preferisci, in ogni caso InfoCert manterrà il servizio di conservazione delle fatture.
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I server che supportano la conservazione delle fatture elettroniche sono ubicati a Padova.
La materia è regolata dalla C.M. 18/2014 che ribadisce la possibilità che il luogo di conservazione delle fatture elettroniche sia in un altro Stato, purché con questo Stato esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.
Se la conservazione avviene in altro Stato devono comunque essere applicate le norme italiane per la tenuta e conservazione dei documenti.
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Come previsto dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, il processo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, cioè entro tre mesi dalla scadenza dei termini per le dichiarazioni annuali relative all’anno di esercizio.
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Il canone corrisposto per i servizi della suite Legalinvoice comprende la conservazione sostitutiva delle fatture inviate e ricevute tramite il sistema per un periodo di 10 anni.
Nel caso in cui tu decida di non rinnovare il canone di abbonamento, potrai procedere con il download di quanto inviato in conservazione tramite l'apposita funzione disponibile all'interno dell'applicazione, prima del termine del servizio.
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Tutte le utenze Legalinvoice PRO dispongono della funzionalità che permette di caricare e conservare le fatture elettroniche trasmesse con altri servizi di fatturazione elettronica (ad esempio quelle generate dal portale di GSE).
La funzionalità di caricamento e invio in conservazione delle fatture elettroniche è fornita senza oneri aggiuntivi per il cliente.
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Le Regole Tecniche in materia di conservazione, elencano in modo specifico i formati documentali da adottare per la conservazione a lungo termine dei documenti, ovvero le modalità di organizzazione delle informazioni..
In conformità a quanto previsto dalla Regole Tecniche, InfoCert consentirà l’invio in conservazione di documenti che si presentino in uno dei seguenti formati:
ovvero in uno degli ulteriori formati: bmp – gif – jpg – tiff – txt
Normativa di riferimento Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Nel ruolo di soggetto Erogatore sei tenuto a conservare per venti anni copia del documento di riconoscimento, come previsto dall'art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, garantendone disponibilità, integrità, leggibilità e autenticità.
Per quanto riguarda la modalità di conservazione dei documenti di riconoscimento ammissibili, il Decreto non entra nel dettaglio.
Considerato il lungo arco temporale previsto dalla normativa, ti consigliamo di far ricorso al sistema di conservazione digitale che già utilizzi per trattare le altre tipologie documentali. Qualora non ne fossi provvisto, puoi cercare qui le informazioni che ti occorrono per scegliere la soluzione InfoCert più adatta alle tue esigenze.
L'art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013 prevede che insieme alla copia dei documenti siano conservate, sempre per un periodo di 20 anni, anche le dichiarazioni di accettazione delle condizioni del servizio da parte del firmatario ed ogni altra informazione atta a dimostrare l’identificazione del firmatario del documento.
Dal 12 ottobre 2015, le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto adeguare i propri sistemi informatici alle disposizioni contenute nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, che prevede la trasmissione al sistema di conservazione del registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva a quella di riferimento (quindi ogni giorno).
Non è necessaria la sottoscrizione con firma digitale.
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