Cosa occorre

• Una licenza GoSign Business attiva;
• Un telefono cellulare sul quale scaricare l’App GoSign Business, disponibile per sistemi Android, iOS e Windows.

Avvio delle attività

Una volta avviato Google Play, Apple Store o Microsoft Store, inserisco "GoSign Business" come elemento di ricerca. Un clic sul pulsante Installa o Ottieni (in base al sistema del mio cellulare) mi permette di proseguire ed installare l’App.

Configurazione

Dopo aver scaricato o aggiornato l'app, se ho acquistato una licenza business dall'ecommerce Infocert, dovrò accedere al menu impostazioni cliccando, dopo aver lanciato l’app per il primo accesso, in basso accanto al numero identificativo della versione in uso installata. All'interno della schermata, è necessario inserire nella sezione "Server GoSign" il seguente indirizzo:

https://gosignweb-be.infocert.it/gosign

Un clic sul pulsante Salva permette di salvare le impostazioni. Potrò quindi ora inserire le mie credenziali di accesso.

Attivazione dell'App

Tramite l’applicazione, è possibile consultare i propri documenti firmati e effettuare le azioni richieste sugli stessi. In particolare, è anche possibile caricare dei documenti, che siano in formato PDF o MS Office (Word, Excel e Power Point) e firmarli con una delle firme di cui si è in possesso.

Tutorial

Dopo aver effettuato il primo accesso con le mie credenziali, l’app mi propone un tutorial grafico per le due pagine principali dell’applicazione (pagina Home e vista documento).

Il tutorial è composto da una slide trasparente sovrapposta alle pagine dell’applicazione, con brevi indicazioni grafiche relative all’utilizzo dell’applicazione stessa.

Il tutorial è attivo durante il primo utilizzo che, una volta lette le indicazioni, si può chiudere con un tap sullo schermo: su dispositivi iOS bisogna toccare il video e poi premere il tasto Fine; su dispositivi Android bisogna premere il tasto Return.

È possibile rivedere il tutorial entrando nel menu Impostazioni in alto a sinistra e scegliendo l’opzione Tutorial.

Homepage

La pagina principale dell’App è composta dall’elenco dei documenti ricevuti in attesa di lavorazione.

I documenti urgenti sono identificati con un’icona gialla a sinistra dell’oggetto della pratica.

Nella parte superiore della pagina è posizionata l’area dei comandi dell’applicazione, con le seguenti funzioni (da sinistra a destra):

• Menù funzioni accessorie: le funzioni accessorie (es. profilo, impostazioni, tutorial, etc.) sono raccolte in un unico pannello a scomparsa;

• Tasto per la conferma multipla: mi dà la possibilità di portare tutte le azioni di uno o più plichi/documenti nello stato da “Da sincronizzare” con una semplice spunta sull’elenco;

• Tasto ordinamento elenco pratiche: selezionando i diversi criteri di ordinamento proposti, l’elenco dei documenti si aggiorna di conseguenza:

  1. Il sistema considera nei criteri di ordinamento dei documenti anche la data di scadenza (laddove impostata nelle pratiche). Per default l’ordinamento dà priorità ai documenti in scadenza o scaduti;

  2. Per ogni pratica l’informazione “data di scadenza” è visibile nella sezione di dettaglio, insieme agli altri attributi e alle informazioni sul processo di firma. La stessa informazione è visualizzata nell’elenco delle pratiche in lavorazione.

• Tasto per filtro di ricerca: la barra di ricerca appare alla selezione del pulsante rappresentato dall’icona a forma di lente di ingrandimento. Selezionando i diversi parametri di ricerca l’elenco dei documenti si aggiorna di conseguenza. Sono disponibili:

  1. Ricerca dell’intero testo all’interno dei campi della pratica;

  2. Dropdown list per filtrare in base alla data della pratica (anno e mese);

  3. Check Box per considerare nella ricerca anche i documenti completati;

Se la ricerca è attiva, selezionando il tasto di chiusura, la ricerca si interrompe e la barra di ricerca scompare. La barra di ricerca consente di eliminare completamente la pagina di archivio (si accede all’archivio attivando la ricerca e selezionando la check box dei documenti completati).

• Header Lista, riassume le azioni richieste: numero pratiche da approvare, numero pratiche da sincronizzare.

• Sotto l’Header sono elencate le pratiche da me ricevute con il loro stato di lavorazione. Per ogni pratica è indicata:

  o L’eventuale urgenza;

  o L’oggetto;

  o La data di creazione;

  o L’ID;

  o Il nome della persona che l’ha inviato;

  o Il numero di documenti allegati (quando è presente più di un documento);

  o Eventuali note inviate insieme alla pratica;

  o Un’indicazione grafica di completamento delle azioni richieste e lo stato di lavorazione (riferito all’attività in carico all’utente).

La sincronizzazione avviene con uno swipe downward (trascinamento verso il basso) della lista.

Al termine della sincronizzazione, la lista è popolata con i documenti presenti sul server. Se mi connetto per la prima volta, il risultato è lo scarico di tutti i documenti ricevuti alla data.

Se ripeto nuovamente la sincronizzazione, la lista si aggiorna con eventuali nuove pratiche da lavorare (documenti ricevuti nell’intervallo tra le due sincronizzazioni).

Durante la sincronizzazione, il sistema mi mostra l’informazione sull’intervallo di tempo trascorso dalla precedente sincronizzazione.

Con la gesture “swipe on left” (trascina a sinistra) su una pratica, si accede alle seguenti funzioni:

• Rifiuta/Ripristina Pratica (Icona “X”): qualora ritenessi che il contenuto della pratica non sia corretto o non siano disponibili tutte le informazioni per autorizzare il processo di firma. Il rifiuto di una pratica richiede obbligatoriamente l’inserimento di una nota per motivare l’azione di rifiuto. Un’azione di rifiuto in precedenza impostata può essere annullata premendo su “Ripristina Pratica” (tasto che compare in sostituzione di “Rifiuta Pratica”).

• Info Pratica (Icona “i”): è una pagina che presenta la sintesi del processo di lavorazione della pratica. Sono riassunte le informazioni sul processo di firma della pratica: chi lo ha creato, che azioni sono richieste, chi sono i destinatari, quali documenti e a che punto è la sua lavorazione.

Lavorazione della pratica

Selezionando una pratica (tap sulla riga), accedo alla pagina di lavorazione (pagina di conferma delle azioni richieste). Il sistema mi permette di visualizzare la pagina del primo documento della pratica in cui è necessario compiere un’azione (firma, approvazione o visto). E’ possibile sfogliare tutti i documenti di una pratica in continuità semplicemente sfogliando le pagine in sequenza (finito un documento viene presentato quello successivo).

Nell’header della pagina sono presenti alcuni tasti funzione (da sinistra a destra):

• Torna all’elenco;

• Note del plico (dove è possibile visualizzare le note inserite ed eventualmente aggiungerne);

• Elenco documenti (per consultare i diversi documenti della pratica o andare al dettaglio);

• Info pratica (per accedere al dettaglio pratica);

• Ricerca (per cercare eventuali parole/testi nel documento);

• Visualizzazione del documento tramite le “miniature” delle pagine (per default la visualizzazione è per singola pagina).

In basso è visualizzato il numero di azioni già confermate rispetto al totale presente nella pratica (al primo accesso: 0 effettuate). Utilizzando le frecce ai lati, sempre in basso, mi posso spostare velocemente da un’azione ad un’altra senza la necessità di sfogliare tutti i documenti della pratica.

Premendo sulla scritta sopra indicata compare un ulteriore dettaglio: l’elenco delle azioni che si devono apporre sui documenti della pratica. Per ogni azione, sono indicati i riferimenti del documento e della pagina che la contiene. Selezionando una particolare azione, il sistema apre la relativa pagina.

È presente anche l’opzione “Rifiuta pratica”, con funzionalità analoga a quanto descritto in precedenza.

La modalità di firma è “Tap to Sign”: nella pagina del documento, il punto in cui è necessario apporre la firma è evidenziato con un talloncino colorato che riporta il nome del firmatario, con l’indicazione “Premi per firmare”. Selezionandolo (tap sul talloncino), confermo la volontà di firma.

Il campo cambia forma, facendo comparire la firma caricata sul sistema (se disponibile) o il nome scritto in corsivo, con l’indicazione “premi per annullare” (premendo nuovamente la conferma viene annullata e l’azione torna allo stato originale).

L’azione di firma è al momento nello stato “predisposta”: l’effettiva apposizione della firma avviene, infatti, al momento della sincronizzazione, quando è richiesta la procedura di riconoscimento in base al livello di autorizzazione impostato. Le firme inserite, fino a quando non è eseguita una sincronizzazione, possono essere cancellate e inserite nuovamente in caso di errore. La raccolta delle firme può avvenire in un’unica sessione o in momenti diversi. È inoltre possibile sincronizzare l’applicazione sul tablet con il Server senza aver necessariamente terminato l’iter di sottoscrizione di una pratica. Il server ospita le azioni effettuate fino al momento della sincronizzazione.

Firma della pratica

Quando ho “predisposto” tutte le azioni a mio carico, la pratica è pronta per essere confermata (l’azione successiva rende definitive le azioni e la pratica passa al successivo step di processo). Nell’elenco delle pratiche, la pratica in oggetto cambia stato: da “Da approvare” a “Da sincronizzare”.

La sincronizzazione senza firma (per approvazioni e visti) avviene all’apertura dell’applicazione (se ho impostato l’opzione di aggiornamento automatico all’avvio) e/o con uno swipe verticale sull’elenco delle pratiche. Per confermare la firma apposta sul documento è necessario sincronizzare GoSign tramite il bottone verde (Floating Action Button) che appare nell’elenco dei documenti in basso a destra.

• Il bottone appare solo se ci sono firme da sincronizzare con il Server;

• La pressione del tasto attiva il dialogo di firma e sincronizzazione;

• Al termine dell’operazione, nella parte alta dell’applicazione, compare l’indicazione dell’esito dell’operazione;

• In caso di sincronizzazione con esito positivo, il bottone scompare dopo alcuni secondi.

Questo diverso meccanismo serve per evidenziare che l’operazione che sto per compiere non è una semplice sincronizzazione/approvazione ma la firma del documento. È possibile firmare più documenti all’interno di un’unica sessione di sincronizzazione. In base al livello di autorizzazione definito per la pratica, il sistema richiede il PIN come conferma di riconoscimento o il PIN e l’OTP del certificato digitale. Nel caso ci siano diverse pratiche da firmare, con differenti livelli di autorizzazione, il sistema richiede le credenziali per i diversi metodi di firma.

A valle della sincronizzazione, l'azione di firma è definitiva e il documento non è più modificabile. Il cambio del colore del talloncino riflette il cambio di stato.

La pratica scompare dal mio elenco attivo. Per consultarla nuovamente dovrò accedere all’’archivio documenti, tramite la funzione di ricerca.

Cliccando sull’icona della freccia in basso a destra, si potrà procedere all’inserimento dei dettagli per l’invio della pratica:

• Titolo
• E-mail dei Partecipanti al processo di firma
• Messaggio

Altre azioni sulla pratica

Le azioni possibili sono diverse. Oltre alla firma, sono presenti:

• Approvazione, indica una richiesta di autorizzazione meno forte rispetto alla firma (in un processo di firma può essere richiesta in un passo intermedio del processo);

• Visto, richiede di fatto una conferma di lettura del documento. Per ciascun’azione sopra descritta, è possibile trovare uno o più talloncini da “lavorare” sui documenti della pratica ricevuta.

La procedura per la lavorazione è la stessa descritta per la firma del documento.

Quando ho “predisposto” tutte le azioni a mio carico, il documento è pronto per essere confermato.

La sincronizzazione senza firma avviene all’apertura dell’applicazione e/o con uno swipe verticale sull’elenco delle pratiche.

A valle della sincronizzazione l'azione è definitiva e il documento è reso immodificabile. Il cambio del colore del talloncino riflette il cambio di stato.

Rifiuto della pratica

Una pratica può anche essere rifiutata da una delle persone coinvolte nel processo di firma.

Questo può accadere quando viene rilevato che non ci siano le condizioni per apporre la propria firma (mancano dei documenti, mancano dei contenuti importanti nei documenti, ecc.).

Il rifiuto della pratica può avvenire in due modi:

• Premendo il tasto “Rifiuta pratica”, che è accessibile dalla pagina Home;

• Premendo il tasto “Rifiuta pratica”, che è accessibile dall’Elenco Azioni.

Per rifiutare una pratica è necessario inserire una nota con la motivazione del rifiuto.

Inserita la nota, la pratica cambia stato (“Da Rifiutare”).

Con la prossima sincronizzazione, il documento risulta congelato nello stato “Rifiutato”. Il processo di firma si interrompe e la pratica scompare dall’elenco in lavorazione di tutti i partecipanti.

Il sistema notifica via email agli utenti l’avvenuto cambio di stato. Una pratica in stato “Da Rifiutare” (predisposta ma non confermata), può essere ripristinata.

L’operazione di ripristino può essere eseguita (a patto di non aver già finalizzato l’azione) utilizzando il tasto “Ripristina Pratica”, accessibile con le stesse modalità per impostare il rifiuto.

Confermando il ripristino, la pratica torna nello stato “Da approvare”.

Conferma tutto

La funzione Conferma Tutto mi consente, in qualità di firmatario, di portare tutte le azioni di uno o più plichi/documenti nello stato da “Da sincronizzare” con una semplice spunta sull’elenco.

Di norma ogni pratica può essere predisposta alla firma con questa modalità, tranne nel caso in cui la pratica faccia parte di una classe documentale per la quale è inibito esplicitamente l’uso di questa funzione. Le pratiche “generiche”, cioè non appartenenti ad alcuna classe documentale, possono sempre essere selezionate per l’utilizzo della funzione. Nella parte superiore della pagina che presenta l’elenco plichi in lavorazione, dopo l’icona del menù, è presente un nuovo bottone con cui è possibile:

• Selezionare uno o più plichi;

• Confermare per tutti le pratiche in maniera massiva le azioni presenti e portare tutte le pratiche nello stato “firmato (Da sincronizzare)”.

Alla pressione di questo bottone, il pulsante cambia icona e diventa una "X". Premendolo, l’operazione viene annullata e ripristinato l’elenco nello stato originale. Compare anche una barra che mi indica che è possibile selezionare uno o più plichi. Una volta attivata la modalità selezione multipla, è possibile selezionare le pratiche da predisporre alla firma.

• Le pratiche non selezionate sono mostrate con sfondo bianco;

• Le pratiche selezionate sono mostrate con lo sfondo azzurro come feedback visivo della loro avvenuta selezione;

• Le pratiche che non possono essere predisposte alla firma sono mostrate con uno sfondo grigio chiaro, per cui non sono selezionabili.

Completata la selezione delle pratiche per il quale si desidera predisporre alla firma in maniera massiva si hanno due scelte:

• Premere il pulsante "conferma" (penna verde), il quale imposta automaticamente le pratiche selezionate come "Da sincronizzare";

• Premere il pulsante "reimposta" (penna grigia), il quale azzera tutte le impostazioni di firma dei documenti all'interno delle pratiche (riportare la pratica nello stato originale).

Le azioni nei documenti sono "etichettate" dall'applicazione come “predisposte alla firma in maniera massiva". I documenti sono poi disponibili alla firma seguendo la normale procedura, assieme a qualsiasi altra pratica eventualmente già stata predisposta alla firma.

Se si predispone alla firma, tramite selezione multipla, un documento già parzialmente o totalmente predisposto alla firma, questo viene ri-processato e predisposto alla firma marchiando tutte le azioni di tutti i documenti come "predisposte alla firma in maniera massiva", indipendentemente dal loro precedente stato.

All'atto della sincronizzazione/firma, vengo avvertito del fatto che almeno una delle pratiche che sta firmando/approvando è stata predisposta alla firma in modalità massiva. Dichiaro, in questo modo, di aver preso visione dei documenti che ho predisposto alla firma in maniera massiva.

Chiusura delle attività

Al termine delle operazioni è possibile chiudere l’app.