Guida al “Firma e Invia” dei documenti con Dike GoSign

COSA OCCORRE

  1. Il link al portale GoSign;
  2. La User ID e la Password di accesso al portale;
  3. Un certificato di sottoscrizione valido, ospitato su un dispositivo fisico rilasciato da InfoCert o da un qualsiasi altro Ente Certificatore;
  4. Un lettore, correttamente installato, qualora il certificato fosse a bordo di una smart card;
  5. In alternativa, un certificato di firma remota rilasciato da InfoCert e abilitato alla firma con i diversi programmi di firma InfoCert (Dike 6, Dike 6 PRO, Dike 6 Mobile);
  6. Il PIN di protezione del dispositivo fisico o, in alternativa, i codici personali di attivazione della firma remota;
  7. Uno o più documenti informatici da firmare;
  8. Aver già installato il programma Dike 6 adatto al sistema operativo presente sul mio computer, dalla versione 6.4.2 in poi.

Cosa fare (INDICE)

Dike GoSign mi permette di firmare online uno o più documenti utilizzando diverse tipologie di firma elettronica e condividerli con altri utenti. Ecco le attività che posso gestire:

  1. avvio dell’attività per scegliere la tipologia di firma da attribuire ai documenti;
  2. selezione dei documenti da firmare e configurazione della pratica;
  3. firma dei documenti selezionati utilizzando una firma elettronica;
  4. firma dei documenti selezionati utilizzando una firma digitale. I documenti possono essere firmati e marcati in modalità P7M o in modalità PDF;
  5. chiusura delle attività.

AVVIO ATTIVITA’

Dopo aver effettuato l’accesso alla pagina web di Dike GoSign, posso avviare l’operazione di Firma e Invia con un clic sul pulsante corrispondente.

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Dike GoSign mi chiede innanzitutto di indicare la tipologia di firma da utilizzare per la sottoscrizione dei documenti.

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Posso scegliere tra:

  • firma elettronica semplice: è una firma che viene generata da Dike GoSign quando il destinatario acconsente al processo di firma elettronica semplice. Si ottiene digitando il PIN scelto in occasione del primo utilizzo della firma elettronica o reimpostato successivamente dal menu Impostazioni;
  • firma digitale PDF: è una firma che ottengo se sono in possesso di un certificato di firma qualificato attivo, salvato su un dispositivo fisico (smart card o token USB) e rilasciato da un qualsiasi Ente Certificatore, oppure un certificato di firma remota InfoCert.
    I documenti firmati in modalità PDF (standard PAdES) permettono di visualizzare i dati di firma, compresa l’immagine grafica, e possono essere trattati come semplici documenti .pdf.
    La firma P7M garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi.
  • firma digitale P7M: è una firma che ottengo se sono in possesso di un certificato di firma qualificato attivo, salvato su un dispositivo fisico (smart card o token USB) e rilasciato da un qualsiasi Ente Certificatore, oppure un certificato di firma remota InfoCert.
    I documenti firmati in modalità P7M (standard CAdES) devono essere verificati con il programma Dike 6.
    La firma P7M garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi. Alcuni processi documentali che coinvolgono la Pubblica Amministrazione (ad esempio, l’invio delle pratiche al Registro delle Imprese) richiedono espressamente il formato P7M.

Una volta selezionata la tipologia di firma da utilizzare, avrò a disposizione la schermata che mi permette di configurare la pratica da sottoscrivere digitalmente e condividere.

 

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Selezione dei documenti e configurazione della pratica

Come prima informazione, dovrò inserire una descrizione nel campo Oggetto, che identificherà la pratica all’interno di Dike Go Sign. Il sistema mi propone un identificativo numerico crescente. Ovviamente ho la possibilità di personalizzare il sistema di descrizione.

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Posso aggiungere un messaggio per i destinatari della pratica con un clic sull’icona a forma di busta posta accanto al campo Oggetto.

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L’inserimento dei destinatari avviene digitando l’indirizzo mail corrispondente all’interno del campo Destinatario; se sono già presenti nella mia rubrica, Dike GoSign mi proporrà dei suggerimenti durante l’inserimento.

Una pratica può essere formata da uno o più documenti, ciascuno identificato da un nome.
Per inserire un documento all’interno della pratica, posso trascinarlo nell’area posta nella parte inferiore della pagina o tramite la funzione di upload che si attiva con un clic dato all’interno dell’area di visualizzazione dei documenti stessi.

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Posso spostarmi da un documento all’altro utilizzando le etichette poste sopra l’area di visualizzazione dei documenti; sull’etichetta trovo il nome del documento.
Posso spostarmi all’interno del documento utilizzando le icone di navigazione disponibili immediatamente sopra il documento.

Dike GoSign mi permette di caricare documenti in formato office (Word, Excel, etc.) o PDF.

Successivamente, procedo impostando i parametri della firma nel documento.

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Per posizionarla seleziono la funzione Firma, sposto il cursore del mouse sul documento fino a raggiungere l’area desiderata e proseguo con un secondo clic.

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Una volta posizionato, il campo firma può essere spostato all’interno del documento utilizzando la funzione Sposta e scala.
Qualora risulti eccessivamente grande rispetto all’area identificata nel documento, posso ridimensionarlo agendo sul contorno tratteggiato.

Seguirò un’analoga procedura per le altre azioni disponibili: posso quindi prevedere e predisporre, per tutti i destinatari e per tutti i documenti, l’inserimento dei campi iniziali, approvazioni, presa visione.

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Firma elettronica dei documenti

Se ho indicato la firma elettronica come tipologia di firma, dopo il clic sul pulsante Invia dovrò inserire il PIN di firma elettronica per confermare la pratica.

La prima volta che utilizzerò la firma elettronica, Dike GoSign mi chiederà di scegliere un PIN numerico, composta almeno da 6 caratteri numerici di e reinserirlo per conferma.
Qualora dimenticassi il PIN, potrò utilizzare la funzione Recupera PIN. Dike GoSign mi invierà il nuovo PIN all’indirizzo mail dichiarato in fase di registrazione al servizio.

 

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Firma digitale dei documenti

Se ho previsto la firma digitale P7M o PDF del documento, Dike GoSign mi chiede se voglio utilizzare un certificato su dispositivo fisico, anche se non rilasciato da InfoCert, o se voglio utilizzare la firma remota InfoCert.

Se opto per la firma digitale su dispositivo, devo verificare che:

  • Dike 6 (versione 6.4.2) sia istallato ed in esecuzione;
  • il dispositivo sia correttamente collegato al computer.

Un clic sul pulsante Procedi mi permette di selezionare il certificato con il quale firmare. Dopo aver eseguito la scelta, dovrò inserire il PIN di protezione del dispositivo fisico, uno ogni firma apposta nei documenti, e completare l’operazione.

Se opto per la firma remota InfoCert, dovrò inserire:

  • la User ID di accesso al servizio (quella che mi è stata assegnata da InfoCert al momento della registrazione, la trovo sulla copia della Richiesta di Registrazione consegnatami in quell’occasione);
  • la Password (quella che utilizzo per accedere al portale dedicato ai titolari di un certificato remoto, My.Sign, e che ho personalizzato al momento dell’attivazione del mio certificato)
  • il PIN di protezione del mio certificato
  • l’OTP, il codice numerico arrivato tramite un SMS sul mio telefono cellulare oppure generato su Dike Mobile

 

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Chiusura delle attivita’

Al termine delle operazioni di firma, la pratica e i documenti firmati saranno inviati ai destinatari selezionati.
Potrò trovare copia dei documenti nella sezione Libro Firma, tra le pratiche completate.

Per uscire dall’applicazione basterà procedere con un clic sul comando Logout.

 

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