Guida alla firma dei documenti con GoSign (Desktop)

Cosa occorre

• Un certificato di sottoscrizione valido, ospitato su dispositivo fisico o, in alternativa, disponibile in modalità remota;
• Un lettore, correttamente installato, qualora il certificato fosse a bordo di una smart card;
• Le credenziali di accesso al portale MySign qualora fossi in possesso di una firma remota;
• Il PIN di protezione del dispositivo fisico o della firma remota;
• il dispositivo mobile per la ricezione dell'OTP;
• Un documento informatico da firmare;
• La versione di GoSign Desktop adatta al sistema operativo presente sulla mia postazione di lavoro. Le funzioni e i comandi utilizzati da GoSign Desktop non cambiano nei diversi ambienti. Le minime differenze riscontrate, legate ai sistemi operativi, riguardano il nome assunto dai comandi di selezione dei documenti (Apri piuttosto che Scegli) o quelle di chiusura del programma.

Avvio attività

Un doppio clic sull'icona, avvia il programma GoSign Desktop e mi permette di avere a disposizione la home page del software, mediante la quale potrò gestirne la configurazione ovvero firmare o verificare la firma apposta ad un documento.

Aggiungere il certificato di firma remota

Se ho un certificato di firma remota, come prima cosa devo inserire le mie credenziali. individuo la funzione Configura contrassegnata dall’icona a forma di ingranaggio, quindi seleziono, dal menu laterale, la pagina dedicata Le tue firme.

Nella sezione Firma remota, posso indicare le credenziali relative alla mia firma remota, cliccando sull’icona del “+”.

All'interno di questa area si ha la possibilità di inserire:

• la User ID di accesso al servizio (quella che mi è stata assegnata da InfoCert al momento della richiesta del certificato, la trovo sulla copia della Richiesta di Registrazione consegnatami in quell’occasione);

• la Password (quella che utilizzo per accedere al portale dedicato ai titolari di un certificato remoto, My.Sign, e che ho personalizzato al momento dell’attivazione del mio certificato).

In questo modo posso aggiungere il mio certificato remoto agli strumenti di cui GoSign Desktop può avvalersi in fase di firma di uno documento.

Un clic sul pulsante Aggiungi esegue la verifica delle credenziali.

Una volta inserite le credenziali, un clic sul pulsante Aggiungi permette di far eseguire al programma una verifica.

Nella fase successiva, GoSign Desktop mi chiede di convalidare l'operazione attraverso la digitazione del codice OTP ricevuto via sms al numero collegato alla mia utenza.

Una volta inserito potrò visualizzare la mia firma inserita nel programma. Lo stesso pannello mi permette di rimuovere il certificato appena aggiunto o di memorizzare le credenziali di altri certificati. Al momento della firma potrò selezionare dal menu a tendina quello che mi occorre per firmare.

Firma P7M di un documento

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page la funzione Firma che mi permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all’interno del software.

Poiché sto utilizzando GoSign Desktop, posso selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Firma Multipla è disponibile nella versione PRO.

Una volta selezionato il file da firmare, o trascinato nell’apposita sezione, GoSign Desktop mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora fosse necessario, è possibile visualizzare il documento premendo il pulsante Apri documento (indicato dall'icona a forma di occhi) o cancellare il file tramite la funzione Elimina (indicata dall'icona a forma di cestino).

Nella parte bassa della schermata sono visibili le tecnologie con le quali è possibile firmare i documenti. Per produrre un documento con estensione .p7m, è necessario scegliere la tecnologia CAdES e si potrà procedere con un clic sul pulsante Scegli sotto la scritta Firma CADeS.

Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale al file che sto firmando digitalmente. Tale marca sarà in formato PADES-T.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato cliccando su configura il tuo account si aprirà il menù laterale Configura nella sezione marca temporale.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Nella sezione successiva, posso scegliere quale certificato di firma utilizzare:

• Firma su dispositivo (Smartcard, Business Key, Wireless Key);

• Firma Remota (con la scelta dell’account);

• Firma con Certificato P12.

L’importante è che abbia la possibilità di selezionare l'elemento di firma che utilizzerò per sottoscrivere il documento.

Firma P7M con un certificato su dispositivo fisico

Dopo aver selezionato una delle opzioni che prevedono l'uso di un certificato di sottoscrizione supportato da un dispositivo fisico, potrò procedere con la firma del documento collegando fisicamente il dispositivo.

Inserisco il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN dispositivo e seleziono attraverso il menu a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sull'icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menu. Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso come destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo così sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma conclude il processo di sottoscrizione del documento.

GoSign Desktop mi conferma l’avvenuta apposizione della firma con un messaggio. Cliccando sul pulsante Più Dettagli posso avere maggiori informazioni sulla firma appena inserita.

Firma P7M con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remota posso procedere con la firma del documento.

Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso come destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo così sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma mi porta a inserire il PIN di firma del mio certificato.

Un clic sul pulsante Conferma fa avanzare il processo di sottoscrizione del documento. Non mi resta che recuperare il codice OTP.

Al momento del rilascio, il mio certificato di firma remota è stato abbinato al mio telefono cellulare, il codice OTP mi arriverà via SMS. Il pulsante Rinvia mi permette di richiederlo qualora non lo avessi ricevuto o se non avessi fatto in tempo a digitarlo. Il mittente del messaggio SMS è InfoCert; il testo del messaggio indica la data della richiesta, l’ora di generazione del Codice OTP e il codice stesso, di 8 cifre, che potrò riportare nel campo disponibile, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, GoSign Desktop mi confermerà che l’attività si è conclusa con successo.

Firma PDF di un documento

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page l’opzione Firma che mi permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all'interno del software.

Poiché sto utilizzando GoSign Desktop, posso selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Firma Multipla è disponibile nella versione PRO.

Una volta selezionato il file da firmare, o trascinato nell’apposita sezione, GoSign Desktop mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora fosse necessario, è possibile visualizzare il documento premendo il pulsante Apri documento (indicato dall'icona a forma di occhi) o cancellare il file tramite la funzione Elimina (indicata dall'icona a forma di cestino).

Nella parte bassa della schermata sono visibili le tecnologie con le quali è possibile firmare i documenti. Per produrre un documento con estensione .pdf, andrà scelta la tecnologia PAdES e si potrà procedere con un clic sul pulsante Scegli sotto la scritta Firma PADeS. Posso comunque firmare il documento anche in modalità CAdES ricorrendo all’opzione presente.

Il processo di Firma prosegue con la possibilità di rendere visibile la firma all’interno del documento. Questo è possibile attivando la spunta Visualizza firma nel documento. È molto importante tenere a mente che questo segno grafico non ha alcun valore legale e non è in alcun modo la mia firma digitale.

Nel riquadro di firma verrà visualizzata l’immagine della firma, di default è l’immagine caricata nella sezione Configura nella pagina dedicata Le tue firme.

Attivando tale opzione sarà obbligatorio applicare la firma nel documento attraverso un doppio click sull’anteprima del documento, altrimenti non sarà possibile proseguire il processo di Firma. Al contrario, otterrei comunque un documento con estensione .pdf firmato secondo lo standard PAdES, ma senza informazioni attinenti la firma visibili sul documento.

Procedo con un clic sul pulsante Continua.

I Parametri opzionali, infine, mi consentono di arricchire il processo di firma con informazioni riguardanti:

• il motivo per il quale sottoscriverò digitalmente il documento, ad esempio: accettazione delle clausole contrattuali, accettazione delle clausole vessatorie del contratto, espressione del mio consenso al trattamento dei dati personali ai sensi della L. 196/2003, ecc.;

• il luogo di apposizione della firma;

• un mio eventuale recapito e-mail;

Procedo con un clic sul pulsante Conferma.

Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale al file che sto firmando digitalmente. Tale marca sarà in formato PADES-T.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato cliccando su configura il tuo account si aprirà il menù laterale Configura nella sezione marca temporale.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Firma PDF con un certificato su dispositivo fisico

Dopo aver selezionato una delle opzioni che prevedono l'uso di un certificato di sottoscrizione supportato da un dispositivo fisico, posso procedere con la firma del documento collegando fisicamente il dispositivo.

Inserisco il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN dispositivo e seleziono attraverso il menu a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sul icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menu. Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo cosi sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma conclude il processo di sottoscrizione del documento.

GoSign Desktop mi conferma l’avvenuta firma con un messaggio.

Cliccando sul pulsante Più Dettagli posso avere maggiori informazioni sulla firma appena inserita.

Firma PDF con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remota posso procedere con la firma del documento.

Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso come destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo così sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma mi porterà a inserire il PIN di firma del mio certificato.

Un clic sul pulsante Conferma fa avanzare il processo di sottoscrizione del documento. Non mi resta che recuperare il codice OTP.

Al momento del rilascio, il mio certificato di firma remota è stato abbinato al mio telefono cellulare, il codice OTP mi arriverà via SMS. Il pulsante Rinvia mi permette di richiederlo qualora non lo avessi ricevuto o se non avessi fatto in tempo a digitarlo. Il mittente del messaggio SMS è InfoCert; il testo del messaggio indica la data della richiesta, l’ora di generazione del Codice OTP e il codice stesso, di 8 cifre, che potrò riportare nel campo disponibile, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, GoSign Desktop mi confermerà che l’attività si è conclusa con successo.

Cliccando sul pulsante Più Dettagli posso avere maggiori informazioni sulla firma appena inserita.

Marcatura temporale di un documento

Se ho bisogno di provare – o convalidare – l’esistenza di un documento ad una determinata data, posso farlo ricorrendo alla marcatura temporale.

Prima di iniziare il processo di marcatura vero e proprio, verifico di avere a mia disposizione un congruo numero di marche temporali ricorrendo alla funzione di configurazione, contrassegnata dall’icona a forma di ingranaggio nella home page di GoSign Desktop, e selezionando la pagina dedicata alla Marca Temporale.

All'interno di questa area ho la possibilità di inserire la User ID di accesso al servizio, che mi è stata assegnata da InfoCert al momento dell’acquisto del lotto di marche, e la password.

Un clic sul pulsante Aggiungi mi permette di procedere.

GoSign Desktop esegue il controllo richiesto e mi fornisce il resoconto sulla mia situazione.

Se ho un numero sufficiente di marche temporali posso continuare il mio lavoro, altrimenti potrò acquistare quelle mancanti cliccando sull’opzione Acquista le marche.

Su questa pagina ho anche la possibilità di impostare preventivamente l'apposizione della marca temporale ogni qual volta procedo con la firma di un documento: sarà sufficiente attivare l'opzione Aggiungi ad ogni firma una marca temporale per estendere la validità legale del documento. Disattivando l'opzione, al contrario, sceglierò di volta in volta, in base al documento da sottoscrivere, se apporre la marcatura temporale o meno.

GoSign Desktop permette di ottenere documenti in cui ciascuna firma può contenere una marca temporale (si presentano con estensione .p7m o .pdf, nel caso di firma ottenuta in modalità PDF) oppure file che racchiudono, insieme, il documento con la sua marca temporale (si presentano con estensione .tsd).

Documenti P7M firmati e marcati contestualmente

Se devo sottoporre un documento informatico al processo, contestuale, di firma e marcatura temporale, posso gestire l'operazione direttamente dal pannello di firma del documento.

Mi basterà tenere sotto controllo l’opzione Marca il documento in formato PAdES-T qui presente.

• Se ho già inserito le mie credenziali di accesso nell’area Configurazione e ho scelto l'opzione Aggiungi ad ogni firma una marca temporale per estendere la validità legale del documento, GoSign proporrà automaticamente l'apposizione della marca temporale.

• Se non ho inserito le mie credenziali oppure non ho scelto l'opzione Aggiungi ad ogni firma una marca temporale per estendere la validità legale del documento, posso farlo al momento della firma.

• Se non sono in possesso di un account per la marcatura temporale, potrò procedere all’acquisto sul negozio Infocert.

• Se, al contrario, non desidero marcare temporalmente il documento, dovrò selezionare l’opzione “No, non voglio marcare il documento”

Un clic sul pulsante Conferma porta a termine sia il processo di firma che quello di marcatura temporale.

Al termine dell’operazione, GoSign Desktop ne confermerà il buon esito.

Documenti PDF marcati e firmati contestualmente

Posso firmare e marcare temporalmente un documento anche in modalità PDF.

In questo caso, nel mio documento .pdf saranno incluse sia la firma che la marca temporale.

La sequenza delle operazioni che mi verranno richieste da GoSign Desktop sono quelle della firma .pdf integrate con la gestione delle opzioni presenti nel pannello di firma e relative all’apposizione della marca temporale attraverso la selezione della scelta di marcare il file e di inserimento o meno delle credenziali.

Documenti marcati

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page la funzione Marca che mi permette di selezionare il documento da marcare e di richiamarlo all’interno del software.

In questo caso, indipendentemente dal fatto che il documento sia firmato o meno, mi limito ad apporre una marca temporale.

Poiché sto utilizzando GoSign Desktop, ho a disposizione le opzioni Marca e Separa marca che mi permettono, rispettivamente, di selezionare il documento da marcare richiamandolo all’interno del software e di separare una marca temporale dal documento cui è associata.

L’opzione Associa è disponibile nella versione PRO.

Dopo aver scelto il file da marcare, GoSign Desktop mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e mi propone la scelta del formato di marcatura da utilizzare:

• Marca TSD;

• Marca M7M (disponibile con la versione PRO);

• Marca TSR Detached (disponibile con la versione PRO).

Se non ho già configurato GoSign Desktop, fornendo le mie credenziali per la marcatura, il software mi propone di inserire la User ID di accesso al servizio e la password.

Se mi sono già accreditato, troverò già le informazioni relative alla User ID che sto utilizzando.

Avrò in alternativa la possibilità di acquistare le marche temporali sul negozio Infocert.

Al termine dell’operazione, GoSign Desktop ne confermerà il buon esito.

Verifica della validità di un documento

La verifica di un documento firmato digitalmente e/o marcato è importante tanto quanto lo è l’attività di firma e di marcatura temporale.

Validità dei documenti firmati

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page l’opzione Verifica che mi permette di selezionare il documento da verificare e di richiamarlo all’interno del software.

Poiché sto utilizzando GoSign Desktop, posso selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Verifica Multipla è disponibile nella versione PRO.

La risposta di GoSign Desktop è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Apri dettagli e sull’icona dedicata alla visualizzazione, mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare, nonché, in caso di verifica di una firma PAdES, sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario.

Validità dei documenti firmati e marcati

Un clic sull'opzione Verifica, disponibile nella home page di GoSign Desktop, mi permette di selezionare il documento, scegliendolo tra quelli disponibili sul mio computer, su un server o un hard disk, ecc.

La risposta di GoSign Desktop è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Apri Dettagli e sull’icona dedicata alla visualizzazione, mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare, nonché, in caso di verifica di una firma PAdES, sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario e sulla marcatura temporale.

Se ho selezionato un documento firmato e marcato in modalità PDF (standard PAdES), l’esito della verifica produrrà una sintesi identica alla precedente.

Anche in questo caso, un clic sul pulsante Dettagli mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario e sulla marcatura temporale.

Validità dei documenti marcati temporalmente

GoSign Desktop consente la verifica dei documenti ai quali la marca temporale è stata apposta successivamente alla firma digitale (documento con estensione .tsd).

Un clic sull'opzione Verifica, disponibile nella home page di GoSign Desktop, mi permette di selezionare il documento, scegliendolo tra quelli disponibili sul mio computer, su un server o un hard disk, ecc.

La risposta di GoSign Desktop è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Apri Dettagli, posto a fianco delle informazioni sulla Time Stamping Authority che ha apposto la marcatura temporale, mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla marca apposta.

Validità dei documenti marcati con altri standard

GoSign Desktop mi permette di verificare anche i documenti caratterizzati da una marca temporale apposta in modalità detached (documento con estensione .tsr), permettendomi di eseguire la verifica della sola marca temporale o di associarla al documento informatico cui era stata apposta e passare successivamente alla verifica.

Un caso particolare è rappresentato dai documenti marcati in formato MIME (documento con estensione .m7m). Si tratta di documenti che riuniscono al loro interno il documento elettronico e la relativa marca temporale che in effetti ha estensione .tsr. E’ per questo motivo che, in fase di verifica, non è necessario selezionare il file da associare alla marca temporale.

Chiusura delle attività

Al termine delle attività di firma/marcatura temporale di un documento, o di verifica della validità di una firma/marca temporale, esco da GoSign Desktop con un clic su Torna alla home e successivamente sul pulsante di chiusura previsto dal mio sistema operativo.

Qualora abbia utilizzato la BusinessKey o la Wireless Key per firmare i documenti, eseguo la procedura di rimozione sicura del dispositivo USB.