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FAQ

  • Il ‘ruolo’ consente di indicare l’autore, il mittente, il destinatario, l’assegnatario. Si tratta di un metadato ricorsivo, ma è obbligatorio indicare almeno un autore o un mittente.

    L’assegnatario in caso di aggregazione documentale può essere strutturato in vari sottocampi e consente di tracciare ogni passaggio del procedimento amministrativo della PA.

    L’operatore è il soggetto autorizzato ad apportare modifiche/integrazioni al documento.

    I valori ammessi per il 'tipo' di soggetto sono solo: PF persona fisica, PG persona giuridica, PA amministrazione pubblica. Da cui derivano il 'nominativo', per il quale i soli valori ammessi sono: PF cognome e nome, PG denominazione, PA denominazione AOO (es. ragione sociale del mittente/destinatario, o nome e cognome del dipendente nel LUL) e il 'codice', per il quale i soli valori ammessi sono: PF codice fiscale, PG codice fiscale o P.iva, PA codice IPA AOO.

    Può essere ricorsivo. In questo caso, il set di metadati ripetuto dovrà essere distinto con numeri progressivi.

    Es.

    Destinatario

    Soggetto 2

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  • Sì, anche il file Indice di Conservazione, che è quel XML formato dal Conservatore, firmato e marcato dal Responsabile del servizio di conservazione a chiusura del pacchetto di archiviazione, cambierà perchè seguirà il nuovo standard UNI SInCRO 2020. Il nome del file resterà uguale.

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  • Si tratta dell'identificativo associato in modo univoco e permanente al documento informatico nel Sistema di Gestione Documentale dove si è formato e gestito, in modo da consentirne l’identificazione. Può essere, per es. l'identificativo di SAP, dell'ERP, del SdI, l'ID tecnico del Protocollo, un numero univoco, o, in mancanza di altro, il nome file (se univoco). Oltre all'identificativo è da indicare tra i metadati anche l'impronta di hash del documento oggetto di conservazione e il relativo algoritmo (default: SHA-256). Questa impronta è una stringa di numeri e lettere, risultato di un algoritmo matematico, applicato ai bit che compongono il documento, fondamentale per provare l'integrità del documento stesso a distanza di tempo.

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  • Il servizio di conservazione a norma LegalDoc è già predisposto per accettare metadati ulteriori rispetto a quelli precedentemente configurati, per cui ad ogni versamento si possono aggiungere autonomamente i metadati previsti dalle Linee Guida. Non saranno, però, aggiunti filtri, controlli o blocchi automatici, se non richiesti.

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  • Sì, certo. Basterà contattare il commerciale di riferimento, oppure compilare il form Ticket di Assistenza sul sito per essere ricontattati.

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  • Si intende per registrazione l’operazione che, in senso lato, associa ad un documento una data e un numero, quindi riguarda sia i documenti protocollati che non protocollati. In questa sezione è necessario indicare:

    • la tipologia di flusso: in uscita o in entrata (es. per le fatture rispetto al ciclo attivo o passivo), interno (es. per i libri contabili)

    • i dati di registrazione, in cui i soli valori ammessi sono: Nessuno, Protocollo Ordinario/Protocollo Emergenza, Repertorio/Registro (es. registro iva)

    • la data di registrazione, che può coincidere con la data del documento

    • il numero di registrazione del documento (es. numero di protocollo, ID SDI, numero documento fornitore, numero concatenato mese/anno)

    • il codice identificativo del registro in cui il documento viene registrato (può essere un default)

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  • Si tratta di metadati da popolare in caso di rettifica, cioè in caso si stia versando in conservazione la versione 2 di un documento già conservato. Il 'tipo' di modifica ha i seguenti valori ammessi: annullamento, rettifica, integrazione, annotazione. L’autore delle modifiche è tracciato nel metadato 'soggetti' con il ruolo 'operatore', a cui si aggiungono il suo codice fiscale, la data della modifica e l'identificativo della versione precedente del documento. Inoltre, in LegalDoc, il documento rettificante e il documento rettificato sono anche sempre collegati ed evidenziati l'uno rispetto all'altro attraverso il token (l'identificativo univoco ulteriore assegnato dal servizio di conservazione stesso).

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  • Indicano il formato del documento e la versione del software utilizzato per la creazione del documento stesso. L'identificativo è popolabile con il mime type, mentre 'nome', 'versione' e 'produttore' sono da popolare se disponibili o rilevabili, secondo le indicazioni dell'Allegato 2 alle Linee Guida (soprattutto se si conservano formati proprietari o particolari).

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  • In LegalDoc i metadati possono essere configurati come obbligatori o facoltativi. Se un metadato è obbligatorio, il versamento viene sempre bloccato fino al corretto popolamento del metadato.

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  • Le nuove Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes, come precisato anche dal Consiglio di Stato. Vanno a sostituire le precedenti Regole Tecniche del 2013/2014 (DPCM) in materia di formazione, duplicazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento.

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