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  • Sì, anche il file Indice di Conservazione, che è quel XML formato dal Conservatore, firmato e marcato dal Responsabile del servizio di conservazione a chiusura del pacchetto di archiviazione, cambierà perchè seguirà il nuovo standard UNI SInCRO 2020. Il nome del file resterà uguale.

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  • I server che supportano la conservazione delle fatture elettroniche sono ubicati a Padova.

    La materia è regolata dalla C.M. 18/2014 che ribadisce la possibilità che il luogo di conservazione delle fatture elettroniche sia in un altro Stato, purché con questo Stato esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.

    Se la conservazione avviene in altro Stato devono comunque essere applicate le norme italiane per la tenuta e conservazione dei documenti.

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  • Le Regole Tecniche in materia di conservazione, elencano in modo specifico i formati documentali da adottare per la conservazione a lungo termine dei documenti, ovvero le modalità di organizzazione delle informazioni..

    In conformità a quanto previsto dalla Regole Tecniche, InfoCert consentirà l’invio in conservazione di documenti che si presentino in uno dei seguenti formati:

    • documenti pdf (pdf – pdf.p7m -pdf.tsd – pdf.p7m.tsd)
    • documenti xml (xml – xml.p7m – xml.tsd – xml.p7m.tsd)

    ovvero in uno degli ulteriori formati: bmpgifjpgtifftxt

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  • Come previsto dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, il processo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, cioè entro tre mesi dalla scadenza dei termini per le dichiarazioni annuali relative all’anno di esercizio.

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  • Si tratta di metadati da popolare in caso di rettifica, cioè in caso si stia versando in conservazione la versione 2 di un documento già conservato. Il 'tipo' di modifica ha i seguenti valori ammessi: annullamento, rettifica, integrazione, annotazione. L’autore delle modifiche è tracciato nel metadato 'soggetti' con il ruolo 'operatore', a cui si aggiungono il suo codice fiscale, la data della modifica e l'identificativo della versione precedente del documento. Inoltre, in LegalDoc, il documento rettificante e il documento rettificato sono anche sempre collegati ed evidenziati l'uno rispetto all'altro attraverso il token (l'identificativo univoco ulteriore assegnato dal servizio di conservazione stesso).

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  • Certamente, l’archivio può essere ibrido purché ordinato.

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  • Il servizio di conservazione a norma LegalDoc è già predisposto per accettare metadati ulteriori rispetto a quelli precedentemente configurati, per cui ad ogni versamento si possono aggiungere autonomamente i metadati previsti dalle Linee Guida. Non saranno, però, aggiunti filtri, controlli o blocchi automatici, se non richiesti.

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  • La marca temporale fornisce un riferimento temporale opponibile ai terzi. Questo si rende necessario per dimostrare che l’apposizione della firma digitale su un documento è avvenuta quando il certificato di firma era valido e per attestare l’esistenza di un documento ad una determinata data e ora. Solitamente i documenti originali cartacei e inviati in conservazione mediante copia per immagine (scanner) non necessitano della marca, mentre per i documenti originali digitali occorre una valutazione più attenta.

    L’art. 2215-bis del Codice Civile, ad esempio, impone che “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato“.

    Il processo di conservazione a norma di InfoCert prevede l’apposizione di firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione (costituiti dal documento conservato e i relativi metadati di ricerca) da parte del Responsabile del servizio di Conservazione di InfoCert, ma soltanto al termine del processo e allo scopo di attestare il momento esatto in cui il documento è da considerarsi conservato.

    Per i documenti prodotti dal cliente, pertanto, andrà valutato caso per caso se su di essi dovranno essere apposti dei riferimenti temporali opponibili ai terzi prima dell’invio in conservazione, in particolare per rispondere a requisiti formali imposti dalla normativa o attestare il momento di formazione del documento.

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  • Dal 12 ottobre 2015, le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto adeguare i propri sistemi informatici alle disposizioni contenute nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, che prevede la trasmissione al sistema di conservazione del registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva a quella di riferimento (quindi ogni giorno).

    Non è necessaria la sottoscrizione con firma digitale.

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  • Le nuove Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes, come precisato anche dal Consiglio di Stato. Vanno a sostituire le precedenti Regole Tecniche del 2013/2014 (DPCM) in materia di formazione, duplicazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento.

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