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Guida al “Crea Pratica” con GoSign

Cosa occorre

  1. Il link al portale GoSign;
  2. La User ID e la Password di accesso al portale.

Se non ho bisogno di firmare i documenti gestiti all'interno delle Pratiche create con GoSign, non mi occorre altro.

Se, al contrario, ho la necessità di firmare uno o più documenti gestiti attraverso le Pratiche create con GoSign, allora dovrò verificare di avere a disposizione quanto previsto per l’attività di Firma ed Invia.

Introduzione

Dike GoSign mi permette di creare un processo di firma che coinvolge più utenti.

A ciascuno di loro posso chiedere di firmare o di approvare uno o più documenti utilizzando diverse tipologie di firma elettronica.

Avvio attività

Dopo aver effettuato l’accesso a Dike GoSign, posso avviare l'attività ricorrendo al pulsante Richiedi Firma.

La stessa funzione, Richiedi Firma, è disponibile anche all'interno delle sezioni Le mie pratiche e Libro Firma.

Selezione dei documenti e configurazione della pratica

Cliccando su Richiedi Firma, come prima cosa, Dike mi chiederà di caricare il file da firmare.

Una pratica può essere formata da uno o più documenti, ciascuno identificato a sua volta da un nome. Per inserire un documento all’interno della pratica, posso trascinarlo nell’area posta al centro della pagina o tramite la funzione di upload, recuperandolo tra quelli disponibili sul mio computer. I tab sopra la pagina visualizzata indicheranno il documento selezionato, e consentiranno di spostarsi da un documento all’altro.

Dike GoSign mi permette di caricare documenti in formato office (Word, Excel, etc.) o PDF.

Una vola selezionato o trascinato il file, potrò procedere con la personalizzazione della pratica.

Nella prima sezione sarà possibile:

  • modificare l’oggetto della pratica, cambiando il nominativo progressivo che il sistema mi propone di default;

  • inserire una scadenza entro la quale i destinatari dovranno attivarsi per completare l’iter di firma;

  • gestire la visibilità del file;

  • eliminare il documento;

  • visualizzare il documento;

  • scegliere l’opzione di “Pratica urgente” per segnalare il carattere di urgenza della pratica;

  • modificare le impostazioni aggiuntive riguardante il livello di privacy e impostare una classe documentale specifica.

Nella seconda parte potrò scegliere le azioni da fare e i destinatari.

La prima cosa da fare sarà scegliere il destinatario facendo clic sull’icona della Rubrica o sulla stringa di inserimento. E’ sempre possibile cancellare un destinatario inserito per errore cliccando sull’icona della “x” vicino al nome.

Potrò selezionare uno dei contatti esistenti oppure aggiungerne uno nuovo.

Successivamente è possibile scegliere l’azione richiesta, il tipo di firma e numero di firme da inserire.

Posso indicare:

  • firma elettronica semplice: è una firma che viene generata da Dike GoSign quando il destinatario acconsente al processo di firma elettronica semplice. La firma elettronica semplice non garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi;

  • firma digitale PDF: è una firma che ottengo se sono in possesso di un certificato di firma qualificato attivo, salvato su un dispositivo fisico (smart card o token USB) e rilasciato da un qualsiasi Ente Certificatore, oppure un certificato di firma remota InfoCert. I documenti firmati in modalità PDF (standard PAdES) permettono di visualizzare i dati di firma, compresa l’immagine grafica, e possono essere trattati come semplici documenti .pdf. La firma P7M garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi;

  • firma digitale P7M: è una firma che ottengo se sono in possesso di un certificato di firma qualificato attivo, salvato su un dispositivo fisico (smart card o token USB) e rilasciato da un qualsiasi Ente Certificatore, oppure un certificato di firma remota InfoCert.

  • Firma con certificato p12.

Una volta selezionata la tipologia di firma da utilizzare, è possibile applicare la richiesta a tutti i destinatari, aggiungere un ulteriore destinatario (successivo, in parallelo o precedente), personalizzare la mail di notifica e aggiungere destinatari in copia.

Con un clic sul tasto Avanti, posso procedere nella creazione della pratica.

Dike GoSign mi permette di stabilire il posizionamento della firma di ciascun singolo destinatario all'interno di ogni documento che compone la pratica. Innanzitutto selezionerò il destinatario cercandolo nel menu a tendina disponibile sul lato sinistro della pagina. L’ordine di apparizione dei destinatari corrisponde a quello del processo di firma.

Le azioni principali disponibili quando richiedo la firma riguardano il posizionamento della firma vera e propria oppure quello delle iniziali, dell’approvazione e della presa visione del documento.

Dopo aver selezionato l’opzione firma, per posizionarla sposterò il cursore del mouse sul documento fino a raggiungere l’area desiderata e proseguo con un clic per inserire il campo firma all’interno del documento. Qui apparirà il campo firma contenente il nome del destinatario, un segnalibro elettronico per chi dovrà interagire con il documento.

Una volta posizionato, il campo firma può essere spostato all'interno del documento e, qualora risulti eccessivamente grande per la posizione identificata sul documento, il campo può essere ridimensionato.

Analoga procedura per le altre azioni disponibili: posso quindi prevedere e predisporre, per tutti i destinatari e per tutti i documenti, l’inserimento dei campi iniziali, approvazione, presa visione.

Nel caso in cui avessi sbagliato, è possibile cancellare la rappresentazione grafica selezionandola e cliccando sul tasto canc della tastiera.

Se ho richiesto l’apposizione della firma elettronica, ho a disposizione alcuni strumenti che modificano il documento PDF inserendo informazioni testuali.

Controllo del processo

Con un clic sul tasto Avanti, il sistema mi confermerà il buon esito dell’operazione e procederà all’invio al destinatario della mail per completare l’operazione.

Il cliente una volta ricevuta la comunicazione, cliccherà sull’apposito pulsante Vai alla firma e farà clic sul proprio nominativo.

Un clic su Firma e si aprirà la schermata con la tipologia di firma richiesta che permetterà di completare le operazioni.

Una volta creata e condivisa la pratica con i documenti ad essa associati, posso controllare in ogni momento lo stato dell’attività dalla sezione Le mie pratiche.

Qui troverò la lista delle pratiche che ho creato e le informazioni particolareggiate che le riguardano con un clic sul pulsante Dettagli posto a fianco di ciascuna di esse.

Nella finestra di dettaglio sono presenti informazioni sui destinatari che hanno già firmato il documento, l’elenco di chi deve ancora visionarlo e quello dei destinatari che lo hanno rifiutato.

Chiusura delle attività

Nella pagine dedicata a Le mie pratiche, sezione Completate, sarà presente la pratica lavorata quando i documenti in essa contenuti saranno stati processati da tutti i destinatari.

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