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Guida al “Firma e Invia” dei documenti con GoSign

Cosa occorre

  1. Il link al portale GoSign;
  2. La User ID e la Password di accesso al portale;
  3. Un certificato di sottoscrizione valido, ospitato su un dispositivo fisico rilasciato da InfoCert o da un qualsiasi altro Ente Certificatore;
  4. Un lettore, correttamente installato, qualora il certificato fosse a bordo di una smart card;
  5. In alternativa, un certificato di firma remota rilasciato da InfoCert e abilitato alla firma con i diversi programmi di firma InfoCert (Dike GoSign, Dike GoSign PRO, Dike GoSign Mobile);
  6. Il PIN di protezione del dispositivo fisico o della firma remota;
  7. Uno o più documenti informatici da firmare;
  8. Aver già installato il programma Dike GoSign adatto al sistema operativo presente sul mio computer.

Introduzione

Dike GoSign mi permette di firmare online uno o più documenti utilizzando diverse tipologie di firma elettronica e condividerli con altri utenti.

Avvio attività

Dopo aver effettuato l’accesso alla pagina web di Dike GoSign, posso avviare l’operazione di Firma e Invia con un clic sulla sezione corrispondente o, in alternativa, trascinando il file da firmare.

Selezione dei documenti e configurazione della pratica

Cliccando su Firma e invia, come prima cosa, Dike mi chiederà di caricare il documento da firmare.

Una pratica può essere formata da uno o più documenti, ciascuno identificato a sua volta da un nome. Per inserire un documento all’interno della pratica, posso trascinarlo nell’area posta al centro della pagina o tramite la funzione di upload, recuperandolo tra quelli disponibili sul mio computer. I tab sopra la pagina visualizzata indicheranno il documento selezionato, e consentiranno di spostarsi da un documento all’altro.

Dike GoSign mi permette di caricare documenti in formato office (Word, Excel, etc.) o PDF.

Una vola selezionato o trascinato il file, potrò procedere con la personalizzazione della pratica.

Nella prima sezione sarà possibile:

  • modificare l’oggetto della pratica, cambiando il nominativo progressivo che il sistema mi propone di default;

  • inserire una scadenza entro la quale i destinatari dovranno attivarsi per prendere visone del file;

  • eliminare il documento;

  • visualizzare il documento;

  • scegliere l’opzione di “Pratica urgente” per segnalare il carattere di urgenza della pratica;

  • modificare le impostazioni aggiuntive riguardante il livello di privacy e impostare una classe documentale specifica.

Successivamente è possibile scegliere il tipo di firma da inserire e aggiungere i destinatari che riceveranno il file, cliccando sull’apposita icona della Rubrica o in alternativa digitando l'indirizzo mail.

Potrò selezionare uno o più contatti tra quelli esistenti oppure aggiungerne uno nuovo.

E’ sempre possibile cancellare un destinatario inserito per errore cliccando sull’icona della “x” vicino al nome.

Posso scegliere tra:

  • Firma elettronica semplice: è una firma che viene generata da Dike GoSign quando il destinatario acconsente al processo di firma elettronica semplice;

  • Firma digitale PDF: è una firma che ottengo se sono in possesso di un certificato di firma qualificato attivo, salvato su un dispositivo fisico (smart card o token USB) e rilasciato da un qualsiasi Ente Certificatore, oppure un certificato di firma remota InfoCert. I documenti firmati in modalità PDF (standard PAdES) permettono di visualizzare i dati di firma, compresa l’immagine grafica, e possono essere trattati come semplici documenti .pdf. La firma P7M garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi.

  • Firma digitale P7M: è una firma che ottengo se sono in possesso di un certificato di firma qualificato attivo, salvato su un dispositivo fisico (smart card o token USB) e rilasciato da un qualsiasi Ente Certificatore, oppure un certificato di firma remota InfoCert. I documenti firmati in modalità P7M (standard CAdES) devono essere verificati con il programma Dike Go Sign. La firma P7M garantisce l’opponibilità dei documenti nei confronti di terzi. Alcuni processi documentali che coinvolgono la Pubblica Amministrazione (ad esempio, l’invio delle pratiche al Registro delle Imprese) richiedono espressamente il formato P7M.

  • Firma con certificato P12.

Una volta selezionata la tipologia di firma da utilizzare, avrò a disposizione la schermata che mi permette di configurare la pratica da sottoscrivere digitalmente e condividere.

Con un clic sul tasto Avanti, posso procedere nella creazione della pratica. Nella sezione successiva posso scegliere le azioni da eseguire sul documento, elencate sulla parte sinistra.

Le azioni disponibili principali riguardano il posizionamento della firma vera e propria oppure quello delle iniziali, dell’approvazione e della presa visione del documento.

Posso passare da un documento all'altro utilizzando le etichette poste sopra l’area di visualizzazione che riportano il nome del documento.

Se ho scelto di apporre una firma in formato P7M, non mi sarà possibile inserire le inziali e visualizzare la firma sul documento.

Per scorrere il documento o ottimizzarne la visualizzazione posso utilizzare le funzioni disponibili nella barra dei comandi posta subito sopra l'area di visualizzazione.

Dopo aver selezionato l’opzione firma, per posizionarla sposterò il cursore del mouse sul documento fino a raggiungere l’area desiderata e proseguo con un clic per inserire il campo firma all’interno del documento. Qui apparirà il campo firma contenente il nome del destinatario.

Una volta posizionato, il campo firma può essere spostato all'interno del documento e qualora risulti eccessivamente grande per la posizione identificata sul documento, il campo firma può essere ridimensionato.

Analoga procedura per le altre azioni disponibili: posso quindi prevedere e predisporre, per tutti i firmatari e per tutti i documenti, l’inserimento dei campi iniziali, approvazione, presa visione.

Queste opzioni possono essere ulteriormente arricchite di informazioni quali data di apposizione, titolo del firmatario, organizzazioni, ecc.

Nel caso in cui avessi sbagliato, è possibile cancellare la rappresentazione grafica selezionandola e premendo il tasto "canc" della tastiera.

Con un clic sul tasto Avanti, posso procedere con la firma del file della pratica. In base alla tipologia di firma scelta, il sistema mi proporrà un menu differente.

Firma elettronica dei documenti

Se ho optato per la firma semplice, il sistema mi presenterà un menu con la firma scelta.

Un clic su Avanti mi consentirà di procedere nelle operazioni.

Il buon esito dell’operazione mi sarà confermato a video da un messaggio e il destinatario da me scelto riceverà via mail la pratica firmata.

Firma digitale dei documenti

Se ho previsto la firma digitale P7M o PDF del documento, Dike GoSign mi chiede se voglio utilizzare un certificato su dispositivo fisico, anche se non rilasciato da InfoCert, o se voglio utilizzare la firma remota InfoCert.

Dispositivo

Se opto per la firma digitale su dispositivo, devo verificare che:

  • Dike Go Sign sia installato ed in esecuzione;

  • il dispositivo sia correttamente collegato al computer.

Un clic sul pulsante Avanti mi permette di selezionare il certificato con il quale firmare. Dopo aver eseguito la scelta, dovrò inserire il PIN di protezione del dispositivo fisico, uno ogni firma apposta nei documenti, e completare l’operazione.

Firma remota

Se opto per la firma remota InfoCert, dovrò inserire:

  • la User ID di accesso al servizio (quella che mi è stata assegnata da InfoCert al momento della registrazione, la trovo sulla copia della Richiesta di Registrazione consegnatami in quell’occasione);

  • la Password (quella che utilizzo per accedere al portale dedicato ai titolari di un certificato remoto, MySign, e che ho personalizzato al momento dell’attivazione del mio certificato)

  • il PIN di protezione del mio certificato;

  • l’OTP, il codice numerico arrivato tramite un SMS sul mio telefono cellulare oppure generato su Dike Go Sign Mobile.

Se ho optato per la firma con certificato P12 potrò scegliere se firmare con GoSign Desktop o se utilizzare la firma con certificato.

Chiusura delle attività

Al termine delle operazioni di firma, la pratica e i documenti firmati saranno inviati ai destinatari selezionati. Potrò trovare copia dei documenti nella sezione Il mio libro Firma, tra le pratiche completate posta nella sezione inferiore della Homepage.

Per uscire dall'applicazione basterà procedere con un clic sul comando Logout disponibile tra i comandi del menu personale, contrassegnato dall'icona a forma umana.

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