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Guida alla firma dei documenti con Dike GoSign

Cosa occorre

  • Un certificato di sottoscrizione valido, ospitato su dispositivo fisico o, in alternativa, disponibile in modalità remota;
  • Un lettore, correttamente installato, qualora il certificato fosse a bordo di una smart card;
  • Il PIN di protezione del dispositivo fisico o, in alternativa, i codici personali di attivazione della firma remota;
  • Un documento informatico da firmare;
  • La versione di Dike GoSign adatta al sistema operativo presente sulla mia postazione di lavoro. Le funzioni e i comandi utilizzati da Dike GoSign non cambiano nei diversi ambienti. Le minime differenze riscontrate, legate ai sistemi operativi, riguardano il nome assunto dai comandi di selezione dei documenti (Apri piuttosto che Scegli) o quelle di chiusura del programma.

Avvio attività

Un doppio clic sull'icona avvia il programma Dike GoSign e mi permette di avere a disposizione la home page del software, mediante la quale potrò gestirne la configurazione ovvero firmare o verificare la firma apposta ad un documento.

Aggiungere il certificato di firma remota

Se ho un certificato di firma remota, mi conviene sfruttare subito la funzione Configurazione presente nella home page e contrassegnata dall'icona a forma di ingranaggio, selezionando la pagina dedicata alla Firma Remota.

All'interno di questa area ho la possibilità di inserire:

  • la User ID di accesso al servizio (quella che mi è stata assegnata da InfoCert al momento della richiesta del certificato, la trovo sulla copia della Richiesta di Registrazione consegnatami in quell’occasione);
  • la Password (quella che utilizzo per accedere al portale dedicato ai titolari di un certificato remoto, My.Sign, e che ho personalizzato al momento dell’attivazione del mio certificato).

In questo modo posso aggiungere il mio certificato remoto agli strumenti di cui Dike GoSign può avvalersi in fase di firma di uno documento.

Un clic sul pulsante Aggiungi esegue la verifica delle credenziali.

Dike GoSign mi chiede di convalidare l'operazione attraverso la digitazione del codice OTP.

Se al mio certificato di firma remota è abbinato il telefono cellulare controllo il messaggio SMS che mi è arrivato nel frattempo. In alternativa, posso ricavare il codice OTP utilizzando il token crittografico o l'applet assegnate al momento del rilascio. Qualunque sia il sistema di recupero del codice OTP, Dike GoSign mi chiede di digitarlo.

Dike GoSign mi conferma successivamente l’avvenuta attivazione del mio certificato di firma remota.

Lo stesso pannello mi permette di rimuovere il certificato appena aggiunto o di memorizzare le credenziali di altri certificati.

Al momento della firma potrò selezionare dal menu a tendina quello che mi occorre per firmare.

Firma P7M di un documento

Dike GoSign mette a disposizione nella home page la funzione Firma che mi permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all’interno del software.

Poiché sto utilizzando Dike GoSign, posso selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Firma Multipla è disponibile nella versione PRO.

Dike GoSign mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora lo ritenessi necessario, mi mette a disposizione il pulsante Apri documento per visualizzarlo.

Inoltre, Dike GoSign evidenzia che sto per eseguire una firma che produrrà un documento con estensione .p7m, cioè a standard CAdES e mi fa procedere con un clic sul pulsante Continua.

Prima di iniziare il processo di firma vero e proprio, Dike GoSign verifica che io abbia a disposizione almeno un certificato di sottoscrizione con il quale firmare.

Un clic sul pulsante Aggiorna mi propone la lista degli strumenti di firma collegati alla postazione di lavoro: una smart card, una BusinessKey o una Wireless Key o anche un certificato di firma remoto.

L’importante è che abbia la possibilità di selezionare l'elemento di firma che utilizzerò per sottoscrivere il documento.

Firma P7M con un certificato su dispositivo fisico

Dopo aver selezionato una delle opzioni che prevedono l'uso di un certificato di sottoscrizione supportato da un dispositivo fisico, potrò procedere con la firma del documento.

Inizio a digitare il PIN di protezione della mio dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN e proseguo con l’indicazione della cartella all’interno della quale memorizzare il documento firmato. Dike GoSign propone un possibile percorso nel campo Destinazione di salvataggio. Posso accettare quanto suggerito o apportare una modifica utilizzando il pulsante posto a fianco del campo.

Un clic sul pulsante Firma conclude il processo di sottoscrizione del documento.

Dike GoSign mi confermerà l’avvenuta firma con un messaggio.

Firma P7M con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remota posso procedere con la firma del documento.

Inizio a digitare il PIN di protezione del mio certificato nel campo Inserisci il PIN e proseguo con l’indicazione della cartella all’interno della quale memorizzare il documento firmato. Dike GoSign propone un possibile percorso nel campo Destinazione di salvataggio. Posso accettare quanto suggerito o apportare una modifica utilizzando il pulsante posto a fianco del campo.

Un clic sul pulsante Firma fa avanzare il processo di sottoscrizione del documento. Non mi resta che recuperare il codice OTP.

Se al momento del rilascio mi è stato assegnato un token crittografico o un applet, sarà sufficiente attivarlo e riportare, nel campo dedicato, le cifre che compongono il codice, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Se al momento del rilascio il certificato di firma remota è stato abbinato al mio telefono cellulare, il codice OTP mi arriverà via SMS. Il pulsante Rinvia mi permette di richiederlo qualora non lo avessi ricevuto o se non avessi fatto in tempo a digitarlo. Il mittente del messaggio SMS è InfoCert; il testo del messaggio indica la data della richiesta, l’ora di generazione del Codice OTP e il codice stesso, di 8 cifre, che potrò riportare nel campo disponibile, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, Dike GoSign mi confermerà che l’attività si è conclusa con successo.

Firma PDF di un documento

Dike GoSign mette a disposizione nella home page l’opzione Firma che mi permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all'interno del software.

Poiché sto utilizzando Dike GoSign, posso selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Firma Multipla è disponibile nella versione PRO.

Dike GoSign mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e un riquadro all'interno del quale posso scorrere il contenuto. Inoltre, ho a disposizione il pulsante Visualizza anteprima per visualizzare il documento su una nuova finestra.

Dike GoSign mi informa che il mio documento firmato manterrà l’estensione .pdf, cioè la firma sarà a standard PAdES. Posso comunque firmare il documento anche in modalità CAdES ricorrendo all’opzione presente nel menu Scegli la tipologia di firma.

Se barro l'opzione Visualizza firma nel documento indico a Dike GoSign che la mia firma a standard PAdES sarà arricchita con un’annotazione grafica visibile, contenente gli estremi della firma stessa. Al contrario, otterrei comunque un documento con estensione .pdf firmato secondo lo standard PAdES, ma senza informazioni attinenti la firma visibili sul documento.

I Parametri opzionali, infine, mi consentono di arricchire il processo di firma con informazioni riguardanti:

  • il motivo per il quale sottoscriverò digitalmente il documento, ad esempio: accettazione delle clausole contrattuali, accettazione delle clausole vessatorie del contratto, espressione del mio consenso al trattamento dei dati personali ai sensi della L. 196/2003, ecc.;
  • il luogo di apposizione della firma;
  • un mio eventuale recapito e-mail;
  • l’immagine della mia firma grafica, sempreché io l’abbia già scansionata e salvata come immagine nel mio computer. Il formato ammesso è il .jpg. E’ molto importante tenere a mente che questo segno grafico non ha alcun valore legale e NON è in alcun modo la mia firma digitale.

Trascinando il puntatore che mi appare sullo schermo, posso delimitare un’area di colore viola all’interno del documento. La scelta del suo posizionamento è lasciata all’iniziativa del firmatario: va da sé che se ho la necessità di firmare digitalmente un contratto, posizionerò l’area nella zona del documento in cui è prevista l’apposizione della firma del contraente.

Procedo con un clic sul pulsante Continua.

Firma PDF con un certificato su dispositivo fisico

Dopo aver selezionato una delle opzioni che prevedono l'uso di un certificato di sottoscrizione supportato da un dispositivo fisico, potrò procedere con la firma del documento.

Inizio a digitare il PIN di protezione della mio dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN e proseguo con l’indicazione della cartella all’interno della quale memorizzare il documento firmato. Dike GoSign propone un possibile percorso nel campo Destinazione di salvataggio. Posso accettare quanto suggerito o apportare una modifica utilizzando il pulsante posto a fianco del campo.

Un clic sul pulsante Firma conclude il processo di sottoscrizione del documento.

Dike GoSign mi confermerà l’avvenuta firma con un messaggio.

Un clic sul pulsante Aggiungi una firma al PDF mi permette di proseguire il processo di firma del documento, aggiungendo le firme necessarie per convalidarlo o facendolo sottoscrivere da altri firmatari.

Firma PDF con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remota potrò procedere con la firma del documento.

Inizio a digitare il PIN di protezione del mio certificato nel campo Inserisci il PIN e proseguo con l’indicazione della cartella all’interno della quale memorizzare il documento firmato. Dike GoSign propone un possibile percorso nel campo Destinazione di salvataggio. Posso accettare quanto suggerito o apportare una modifica utilizzando il pulsante posto a fianco del campo.

Un clic sul pulsante Firma fa avanzare il processo di sottoscrizione del documento. Non mi resta che recuperare il codice OTP.

Se al momento del rilascio mi è stato assegnato un token crittografico o un applet, sarà sufficiente attivarlo e riportare, nel campo dedicato, le cifre che compongono il codice, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Se al momento del rilascio il certificato di firma remota è stato abbinato al mio telefono cellulare, il codice OTP mi arriverà via SMS. Il pulsante Reinvia mi permette di richiederlo qualora non lo avessi ricevuto o se non avessi fatto in tempo a digitarlo. Il mittente del messaggio SMS è InfoCert; il testo del messaggio indica la data della richiesta, l’ora di generazione del Codice OTP e il codice stesso, di 8 cifre, che potrò riportare nel campo disponibile, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Un clic sul pulsante Firma conclude il processo di sottoscrizione del documento.

Dike GoSign mi confermerà l’avvenuta firma con un messaggio.

Un clic sul pulsante Aggiungi una firma al PDF mi permette di proseguire il processo di firma del documento, facendolo sottoscrivere da uno o più firmatari.

Marcatura temporale di un documento

Se ho bisogno di provare – o convalidare – l’esistenza di un documento ad una determinata data, posso farlo ricorrendo alla marcatura temporale.

Prima di iniziare il processo di marcatura vero e proprio, verifico di avere a mia disposizione un congruo numero di marche temporali ricorrendo alla funzione di Configurazione, contrassegnata dall’icona a forma di ingranaggio nella home page di Dike GoSign, e selezionando la pagina dedicata alla Marcatura Temporale.

All'interno di questa area ho la possibilità di inserire la User ID di accesso al servizio, che mi è stata assegnata da InfoCert al momento dell’acquisto del lotto di marche, e la password. Un clic sul pulsante Accedi mi permette di procedere.

Dike GoSign esegue il controllo richiesto e mi fornisce il resoconto sulla mia situazione: se ho un numero sufficiente di marche temporali posso continuare il mio lavoro, altrimenti potrò acquistare quelle mancanti: Compra altre marche.

Su questa pagina ho anche la possibilità di impostare preventivamente l'apposizione della marca temporale ogni qual volta procedo con la firma di un documento: sarà sufficiente selezionare l'opzione Aggiungi ad ogni firma una marca temporale. Deselezionando l'opzione, al contrario, sceglierò di volta in volta, in base al documento da sottoscrivere, se apporre la marcatura temporale o meno.

Dike GoSign permette di ottenere documenti in cui ciascuna firma può contenere una marca temporale (si presentano con estensione .p7m o .pdf, nel caso di firma ottenuta in modalità PDF) oppure file che racchiudono, insieme, il documento con la sua marca temporale (si presentano con estensione .tsd).

Documenti P7M firmati e marcati contestualmente

Se devo sottoporre un documento informatico al processo, contestuale, di firma e marcatura temporale, posso gestire l'operazione direttamente dal pannello di firma del documento.

Mi basterà tenere sotto controllo l’opzione Marca il documento in formato CAdES-T qui presente.

  • Se ho già inserito le mie credenziali di accesso nell’area Configurazione e ho barrato l'opzione Aggiungi ad ogni firma una marca temporale, Dike GoSign proporrà automaticamente l'apposizione della marca temporale.
  • Se non ho inserito le mie credenziali oppure non ho barrato l'opzione Aggiungi ad ogni firma una marca temporale, posso farlo al momento utilizzando il link Inserisci le credenziali e selezionando l'opzione Marca il documento in formato CAdES-T.
  • Se, al contrario, non desidero marcare temporalmente il documento, dovrò deselezionare l’opzione Marca il documento in formato CAdES-T ovvero lasciarla deselezionata.

Un clic sul pulsante Firma porta a termine sia il processo di firma che quello di marcatura temporale.

Al termine dell’operazione, Dike GoSign ne confermerà il buon esito.

Documenti PDF marcati e firmati contestualmente

Posso firmare e marcare temporalmente un documento anche in modalità PDF.

In questo caso, nel mio documento .pdf saranno incluse sia la firma che la marca temporale.

La sequenza delle operazioni che mi verranno richieste da Dike GoSign sono quelle della firma .pdf integrate con la gestione delle opzioni presenti nel pannello di firma e relative all’apposizione della marca temporale attraverso l'opzione Marca il documento in formato PAdES-T.

Documenti firmati e marcati con verifica a lungo termine (LTV)

Un caso particolare è rappresentato dai documenti PDF con firma e marca LTV.

Posso ottenerne uno selezionando l’opzione Aggiungi informazioni per la verifica a lungo termine (LTV) dopo aver controllato che l’opzione Marca il documento in formato PAdES-T è barrata: nei documenti .pdf con firma LTV, infatti, l’apposizione della marca temporale contestualmente alla firma è obbligatoria.

Il successivo processo di firma rimane identico.

Posso attribuire una firma LTV ad un documento PDF anche se sto utilizzando un certificato di firma remota. La sequenza delle azioni che mi verranno richieste da Dike GoSign sono quelle della firma con certificato remoto e della firma LTV.

Documenti marcati

Dike GoSign mette a disposizione nella home page la funzione Marca che mi permette di selezionare il documento da marcare e di richiamarlo all’interno del software.

In questo caso, indipendentemente dal fatto che il documento sia firmato o meno, mi limito ad apporre una marca temporale.

Poiché sto utilizzando Dike GoSign, ho a disposizione le opzioni Marca e Separa marca che mi permettono, rispettivamente, di selezionare il documento da marcare richiamandolo all’interno del software e di separare una marca temporale dal documento cui è associata.

L’opzione Associa è disponibile nella versione PRO.

Se non ho già configurato Dike GoSign, fornendo le mie credenziali per la marcatura, il software mi propone di inserire la User ID di accesso al servizio e la password.

Se mi sono già accreditato, troverò già le informazioni relative alla User ID che sto utilizzando e al numero di marche temporali che ho a disposizione.

Dike GoSign mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora lo ritenessi necessario, mi mette a disposizione il pulsante Apri documento per visualizzarlo.

Inoltre, Dike GoSign evidenzia che sto per eseguire una marcatura temporale che produrrà un documento con l’ulteriore estensione .tsd, e mi fa procedere con un clic sul pulsante Marca.

Al termine dell’operazione, Dike GoSign ne confermerà il buon esito.

Gli ulteriori formati di marcatura, elencati nel menu, sono disponibili solo nella versione PRO di Dike GoSign.

Verifica della validità di un documento

La verifica di un documento firmato digitalmente e/o marcato è importante tanto quanto lo è l’attività di firma e di marcatura temporale.

Validità dei documenti firmati

Dike GoSign mette a disposizione nella home page l’opzione Verifica che mi permette di selezionare il documento da verificare e di richiamarlo all’interno del software.

Poiché sto utilizzando Dike GoSign, posso selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Verifica Multipla è disponibile nella versione PRO.

La risposta di Dike GoSign è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Dettagli mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma (standard CAdES), sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare.

Tra le informazioni di dettaglio è presente anche la data di aggiornamento della lista CRL, ovvero la lista che fornisce informazioni sui certificati revocati, sospesi o scaduti.

Se ho selezionato un documento firmato in modalità PDF (standard PAdES), l’esito della verifica produrrà una sintesi identica alla precedente.

Un clic sul pulsante Dettagli mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario.

Validità dei documenti firmati e marcati

Un clic sull'opzione Verifica, disponibile nella home page di Dike GoSign, mi permette di selezionare il documento, scegliendolo tra quelli disponibili sul mio computer, su un server o un hard disk, ecc.

La risposta di Dike GoSign è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Dettagli mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare (standard CAdES). Subito dopo, troverò le informazioni di dettaglio sulla marca temporale apposta.

Se ho selezionato un documento firmato e marcato in modalità PDF (standard PAdES), l’esito della verifica produrrà una sintesi identica alla precedente.

Anche in questo caso, un clic sul pulsante Dettagli mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario.

Di seguito le informazioni di dettaglio sulla marca temporale apposta.

Validità dei documenti firmati e marcati LTV

Dike GoSign permette di verificare la validità dei documenti con firma LTV, indipendentemente dallo standard della firma apposta ai documenti (CAdES o PAdES). Dopo aver selezionato il documento ricevo una risposta che è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Dettagli mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sul Formato firma che risulterà essere Long Term Signature, indipendentemente dallo standard della firma apposta ai documenti (CAdES o PAdES).

Validità dei documenti marcati temporalmente

Dike GoSign consente la verifica dei documenti ai quali la marca temporale è stata apposta successivamente alla firma digitale (documento con estensione .tsd).

Un clic sull'opzione Verifica, disponibile nella home page di Dike GoSign, mi permette di selezionare il documento, scegliendolo tra quelli disponibili sul mio computer, su un server o un hard disk, ecc.

La risposta di Dike GoSign è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

La marca temporale apposta ad un documento non firmato presenta questo esito di verifica:

La marca temporale apposta ad un documento precedentemente firmato presenta questo esito di verifica:

Un clic sul pulsante Dettagli, posto a fianco delle informazioni sulla Time Stamping Authority che ha apposto la marcatura temporale, mi permette di ottenere maggiori informazioni sulla marca apposta.

Validità dei documenti marcati con altri standard

Dike GoSign mi permette di verificare anche i documenti caratterizzati da una marca temporale apposta in modalità detached (documento con estensione .tsr), permettendomi di eseguire la verifica della sola marca temporale o di associarla al documento informatico cui era stata apposta e passare successivamente alla verifica.

Un caso particolare è rappresentato dai documenti marcati in formato MIME (documento con estensione .m7m). Si tratta di documenti che riuniscono al loro interno il documento elettronico e la relativa marca temporale che in effetti ha estensione .tsr. E’ per questo motivo che, in fase di verifica, non è necessario selezionare il file da associare alla marca temporale.

Chiusura delle attività

Al termine delle attività di firma/marcatura temporale di un documento, o di verifica della validità di una firma/marca temporale, esco da Dike GoSign con un clic su Torna alla home e successivamente sul pulsante di chiusura previsto dal mio sistema operativo.

Qualora abbia utilizzato la BusinessKey o la Wireless Key per firmare i documenti, eseguo la procedura di rimozione sicura del dispositivo USB.

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