Cosa occorre

• Un certificato di sottoscrizione valido, ospitato su dispositivo fisico o, in alternativa, disponibile in modalità remota;
• Un lettore, correttamente installato, qualora il certificato fosse a bordo di una smart card;
• Le credenziali di accesso al portale MySign qualora si fosse in possesso di una firma remota;
• Il PIN di protezione del dispositivo fisico o della firma remota;
• il dispositivo mobile per la ricezione dell'OTP;
• Un documento informatico da firmare;
• La versione di GoSign Desktop adatta al sistema operativo presente sulla propria postazione di lavoro. Le funzioni e i comandi utilizzati da GoSign Desktop non cambiano nei diversi ambienti. Le minime differenze riscontrate, legate ai sistemi operativi, riguardano il nome assunto dai comandi di selezione dei documenti (Apri piuttosto che Scegli) o quelle di chiusura del programma.

Avvio attività

All'avvio di GoSign Desktop verrà richiesto l'accesso con le proprie credenziali InfoCert (Area Clienti) o, qualora non se ne fosse in possesso, la registrazione di un nuovo account InfoCert.

Un clic permette di essere reindirizzato alla pagina di autenticazione all'interno della quale sarà possibile registrare il nuovo account (Area Clienti) oppure accedere utilizzando uno degli account InfoCert di cui si è in possesso.

Nel caso in cui non venga effettuato l’accesso all’applicazione, l’unica opzione disponibile sarà la verifica dei documenti firmati digitalmente.

Aggiungere il certificato di firma remota

Se si è in possesso di un certificato di firma remota, come prima cosa è necessario inserire le proprie credenziali. Nel menu laterale sarà possibile individuare la sezione Firme e Certificati.

Nella sezione Firma remota, è possibile indicare le credenziali relative alla propria firma remota, cliccando sull’icona del “+”.

All'interno di questa area si ha la possibilità di inserire:

• la User ID di accesso al servizio (quella assegnata da InfoCert al momento della richiesta del certificato, è possibile trovarla sulla copia della Richiesta di Registrazione consegnata in quell’occasione);

• la Password (quella utilizzata per accedere al portale dedicato ai titolari di un certificato remoto, My.Sign, e che è stata personalizzata al momento dell’attivazione del certificato).

In questo modo è possibile aggiungere il proprio certificato remoto agli strumenti di cui GoSign Desktop può avvalersi in fase di firma di uno documento.

Un clic sul pulsante Aggiungi esegue la verifica delle credenziali.

Nella fase successiva, GoSign Desktop chiede di convalidare l'operazione attraverso la digitazione del codice OTP ricevuto via sms al numero collegato alla propria utenza.

Una volta inserito l'OTP, sarà possibile visualizzare la propria firma inserita nel programma. Lo stesso pannello permette di rimuovere il certificato appena aggiunto o di memorizzare le credenziali di altri certificati. Al momento della firma si potrà selezionare dal menu quello necessario per firmare.

Firma P7M di un documento

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page la funzione Firma che permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all’interno del software.

Poiché si sta utilizzando GoSign Desktop, è possibile selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Firma Multipla è disponibile nella versione PRO.

Una volta selezionato il file da firmare, o trascinato nell’apposita sezione, GoSign Desktop presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora fosse necessario, è possibile visualizzare il documento premendo il pulsante Apri documento (indicato dall'icona a forma di occhi) o cancellare il file tramite la funzione Elimina (indicata dall'icona a forma di cestino).

Nella parte bassa della schermata sono visibili le tecnologie con le quali è possibile firmare i documenti. Per produrre un documento con estensione .p7m, è necessario scegliere la tecnologia CAdES e si potrà procedere con un clic sul pulsante Conferma.

Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop richiede se si desidera applicare o meno la marcatura temporale al file che si sta firmando digitalmente. Tale marca sarà in formato PADES-T.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato sarà possibile aggiungerlo cliccando sul menù laterale Servizi a consumo nella sezione Marcature temporali.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Nella sezione successiva, è possibile scegliere quale certificato di firma utilizzare:

• Firma con dispositivo (Smart Card, Business Key, Wireless Key);

• Firma Remota (con la scelta dell’account);

• Firma con Certificato Software (non disponibile nel Negozio Infocert, ma solo a richiesta compilando l'apposito webform nella sezione Contatti).

• Firma con SPID.

L’importante è che si abbia la possibilità di selezionare l'elemento di firma che si utilizzerà per sottoscrivere il documento.

Firma P7M con un certificato su dispositivo fisico

Dopo aver selezionato una delle opzioni che prevedono l'uso di un certificato di sottoscrizione supportato da un dispositivo fisico, si potrà procedere con la firma del documento collegando fisicamente il dispositivo.

Inserire il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN dispositivo e selezionare attraverso il menu a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sull'icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menu. Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso come destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale che sarà così sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrizione del documento originale, verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti, attraverso il pulsante Sfoglia, sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma conclude il processo di sottoscrizione del documento.

GoSign Desktop confermerà l’avvenuta apposizione della firma con un messaggio. Cliccando sul pulsante Apri Dettagli è possibile avere maggiori informazioni sulla firma appena inserita.

Firma P7M con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remota è possibile procedere con la firma del documento.

Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso come destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale, che verrà così sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrizione del documento originale, verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma permetterà l'inserimento del PIN di firma del proprio certificato.

Un clic sul pulsante Conferma fa avanzare il processo di sottoscrizione del documento. Non resta che recuperare il codice OTP.

Al momento del rilascio, il certificato di firma remota è stato abbinato al proprio telefono cellulare, quindi il codice OTP arriverà via SMS. Il pulsante Re-invia permette di richiederlo qualora non fosse stato ricevuto o se non si fosse fatto in tempo a digitarlo. Il mittente del messaggio SMS è InfoCert; il testo del messaggio indica la data della richiesta, l’ora di generazione del Codice OTP e il codice stesso, di 8 cifre, che andrà riportato nel campo disponibile, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, GoSign Desktop confermerà che l’attività si è conclusa con successo.

Firma PDF di un documento

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page l’opzione Firma che permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all'interno del software.

Poiché si sta utilizzando GoSign Desktop, è possibile selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Firma Multipla è disponibile nella versione PRO.

Una volta selezionato il file da firmare, o trascinato nell’apposita sezione, GoSign Desktop presenterà gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora fosse necessario, è possibile visualizzare il documento premendo il pulsante Apri documento (indicato dall'icona a forma di occhi) o cancellare il file tramite la funzione Elimina (indicata dall'icona a forma di cestino).

Nella parte bassa della schermata sono visibili le tecnologie con le quali è possibile firmare i documenti. Per produrre un documento con estensione .pdf, andrà scelta la tecnologia PAdES e si potrà procedere con un clic sul pulsante Conferma sotto la scritta Firma PADeS. E' possibile comunque firmare il documento anche in modalità CAdES ricorrendo all’opzione presente.

Il processo di Firma prosegue con la possibilità di creare la propria firma e renderla visibile all’interno del documento. Questo è possibile attivando le 2 opzioni: "Abilitare e fare doppio click per aggiungere una firma" e "Immagine di firma".

Nel riquadro di firma verrà visualizzata l’immagine della firma che si è scelta, di default è l’immagine caricata nella sezione Firme e Certificati nella pagina dedicata Le tue firme.

Attivando l'opzione "Abilitare e fare doppio click per aggiungere una firma" sarà obbligatorio applicare la firma sull’anteprima del documento, altrimenti non sarà possibile proseguire il processo di Firma.

Al contrario, si otterrebbe comunque un documento con estensione .pdf firmato secondo lo standard PAdES, ma senza informazioni attinenti la firma visibili sul documento.

Procedere con un clic sul pulsante Conferma.

I Parametri opzionali, infine, consentono di arricchire il processo di firma con informazioni riguardanti:

• il luogo di apposizione della firma;

• eventuale recapito e-mail;

Procedere con un clic sul pulsante Conferma.

Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop richiede se si desidera applicare o meno la marcatura temporale al file che si sta firmando digitalmente. Tale marca sarà in formato PADES-T.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato si potrà aggiungerlo cliccando sul menù laterale Servizi a consumo nella sezione Marcature temporali.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Firma PDF con un certificato su dispositivo fisico

Dopo aver selezionato una delle opzioni che prevedono l'uso di un certificato di sottoscrizione supportato da un dispositivo fisico, è possibile procedere con la firma del documento collegando fisicamente il dispositivo.

Inserire il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN dispositivo e selezionare attraverso il menu a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sul icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menu. Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale, che verrà cosi sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrizione del documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti, attraverso il pulsante Sfoglia, sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma conclude il processo di sottoscrizione del documento.

GoSign Desktop confermerà l’avvenuta firma con un messaggio.

Cliccando sul pulsante Apri Dettagli è possibile avere maggiori informazioni sulla firma appena inserita.

Firma PDF con un certificato remoto

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remota è possibile procedere con la firma del documento.

Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso come destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo così sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrizione del documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti, attraverso il pulsante Sfoglia, sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Un clic sul pulsante Conferma porterà a inserire il PIN di firma del proprio certificato.

Un clic sul pulsante Conferma fa avanzare il processo di sottoscrizione del documento. Non resta che recuperare il codice OTP.

Al momento del rilascio, il certificato di firma remota è stato abbinato al proprio telefono cellulare, quindi il codice OTP arriverà via SMS. Il pulsante Re-invia permette di richiederlo qualora non fosse stato ricevuto o se non si fosse fatto in tempo a digitarlo. Il mittente del messaggio SMS è InfoCert; il testo del messaggio indica la data della richiesta, l’ora di generazione del Codice OTP e il codice stesso, di 8 cifre, che si potrà riportare nel campo disponibile, facendo attenzione a digitarle correttamente.

Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, GoSign Desktop confermerà che l’attività si è conclusa con successo.

Cliccando sul pulsante Apri Dettagli è possibile avere maggiori informazioni sulla firma appena inserita.

Firma con SPID

L’ultima tipologia di firma è la Firma con SPID: dopo aver selezionato l’apposito tab, verrà visualizzato il contatore delle firme disponibili/utilizzate, laddove l’utenza utilizzata per l’accesso coincida con quella di acquisto del servizio stesso.

Se in fase di acquisto è stata scelta l’associazione del prodotto ad un'altra utenza, diversa da quella utilizzata per l’acquisto, sarà possibile cliccare sul link Vuoi pagare con un codice coupon? in modo tale da inserire il codice monouso ricevuto via e-mail dopo l’acquisto.

Sarà necessario porre attenzione al coupon inserito, che potrebbe risultare non valido nel caso in cui fosse stato già utilizzato precedentemente.

Il processo di firma, una volta selezionato il certificato di firma, sarà lo stesso per entrambe le opzioni (associazione account e utilizzo coupon di firma).

Il passaggio successivo prevede la scelta della cartella di destinazione per il salvataggio del file firmato.

Verrà infine richiesto l’accesso con le credenziali relative alla propria utenza SPID.

Cliccando sul tasto Entra con SPID si potrà selezionare il gestore della propria identità digitale.

Verrà quindi richiesto l’accesso SPID di livello 2, successivamente al quale si aprirà l’app GoSign Desktop.

Si procederà quindi all’inserimento e conferma di un qualsiasi indirizzo e-mail, necessario alla ricezione del contratto per l’utilizzo della firma one-shot.

Sull’indirizzo di posta precedentemente inserito e confermato, si riceverà la mail contenente il contratto relativo alla richiesta di firma.

Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, GoSign Desktop confermerà che l’attività si è conclusa con successo.

Cliccando sul pulsante Apri Dettagli è possibile avere maggiori informazioni sulla firma appena inserita.

Marcatura temporale di un documento

In caso si avesse necessità di provare – o convalidare – l’esistenza di un documento ad una determinata data, è possibile farlo ricorrendo alla marcatura temporale.

Prima di iniziare il processo di marcatura vero e proprio, verificare di avere a propria disposizione un congruo numero di marche temporali ricorrendo alla voce Servizi a consumo nel menu laterale di sinistra dalla home page di GoSign Desktop, e selezionando la pagina dedicata alla Marcature Temporali.

All'interno di questa area si ha la possibilità di inserire la User ID di accesso al servizio, assegnata da InfoCert al momento dell’acquisto del lotto di marche, e la password.

Un clic sul pulsante Aggiungi permette di procedere.

GoSign Desktop esegue il controllo richiesto e fornisce il resoconto sulla propria situazione.

Se si è in possesso di un numero sufficiente di marche temporali è possibile continuare il proprio lavoro, altrimenti sarà possibile acquistare quelle mancanti cliccando sull’opzione Acquista le marche.

Su questa pagina si ha anche la possibilità di impostare preventivamente l'apposizione della marca temporale ogni qual volta si procede con la firma di un documento: sarà sufficiente attivare l'opzione Aggiungi ad ogni firma una marca temporale per estendere la validità legale del documento. Disattivando l'opzione, al contrario, si sceglierà di volta in volta, in base al documento da sottoscrivere, se apporre la marcatura temporale o meno.

GoSign Desktop permette di ottenere documenti in cui ciascuna firma può contenere una marca temporale (si presentano con estensione .p7m o .pdf, nel caso di firma ottenuta in modalità PDF) oppure file che racchiudono, insieme, il documento con la sua marca temporale (si presentano con estensione .tsd).

Documenti P7M firmati e marcati contestualmente

Se fosse necessario sottoporre un documento informatico al processo, contestuale, di firma e marcatura temporale, è possibile gestire l'operazione direttamente dal pannello di firma del documento.

Basterà tenere sotto controllo l’opzione Marca il documento in formato PAdES-T qui presente.

• Se sono state già inserite le proprie credenziali di accesso nell’area Firme e Certificati e si è scelta l'opzione Aggiungi ad ogni firma una marca temporale per estendere la validità legale del documento, GoSign proporrà automaticamente l'apposizione della marca temporale.

• Se le proprie credenziali non sono state inserite, è possibile farlo al momento della firma.

• Se non si è in possesso di un account per la marcatura temporale, si potrà procedere all’acquisto sul negozio Infocert.

• Se, al contrario, non si desidera marcare temporalmente il documento, sarà necessario selezionare l’opzione “No, non voglio marcare il documento”.

Un clic sul pulsante Conferma porta a termine sia il processo di firma che quello di marcatura temporale.

Al termine dell’operazione, GoSign Desktop ne confermerà il buon esito.

Documenti PDF marcati e firmati contestualmente

E' possibile firmare e marcare temporalmente un documento anche in modalità PDF.

In questo caso, nel documento .pdf saranno incluse sia la firma che la marca temporale.

La sequenza delle operazioni che verranno richieste da GoSign Desktop sono quelle della firma .pdf integrate con la gestione delle opzioni presenti nel pannello di firma e relative all’apposizione della marca temporale attraverso la selezione della scelta di marcare il file e di inserimento o meno delle credenziali.

Documenti marcati

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page la funzione Marca che permette di selezionare il documento da marcare e di richiamarlo all’interno del software.

In questo caso, indipendentemente dal fatto che il documento sia firmato o meno, ci si limiterà ad apporre una marca temporale.

Poiché si sta utilizzando GoSign Desktop, si hanno a disposizione le opzioni Marca e Separa marca che permettono, rispettivamente, di selezionare il documento da marcare richiamandolo all’interno del software e di separare una marca temporale dal documento cui è associata.

L’opzione Associa è disponibile nella versione PRO.

Dopo aver scelto il file da marcare, GoSign Desktop presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e propone la scelta del formato di marcatura da utilizzare:

• Marca TSD;

• Marca M7M (disponibile con la versione PRO);

• Marca TSR Detached (disponibile con la versione PRO).

Se non è già stato configurato GoSign Desktop, fornendo le proprie credenziali per la marcatura, il software propone di inserire la User ID di accesso al servizio e la password.

Se ci si fosse già accreditati, si troveranno le informazioni relative alla User ID che si sta utilizzando.

Si avrà in alternativa la possibilità di acquistare le marche temporali sul negozio Infocert.

Al termine dell’operazione, GoSign Desktop ne confermerà il buon esito.

Verifica della validità di un documento

La verifica di un documento firmato digitalmente e/o marcato è importante tanto quanto lo è l’attività di firma e di marcatura temporale.

Validità dei documenti firmati

GoSign Desktop mette a disposizione, nella home page, l’opzione Verifica che permette di selezionare il documento da verificare e di richiamarlo all’interno del software.

Poiché si sta utilizzando GoSign Desktop, è possibile selezionare e firmare un solo documento alla volta. L’opzione Verifica Multipla è disponibile nella versione PRO.

La risposta di GoSign Desktop è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Apri dettagli e sull’icona dedicata alla visualizzazione, permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare, nonché, in caso di verifica di una firma PAdES, sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario.

Validità dei documenti firmati e marcati

Un clic sull'opzione Verifica, disponibile nella home page di GoSign Desktop, permette di selezionare il documento, scegliendolo tra quelli disponibili sul proprio computer, su un server o un hard disk, ecc.

La risposta di GoSign Desktop è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Apri Dettagli e sull’icona dedicata alla visualizzazione, permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare, nonché, in caso di verifica di una firma PAdES, sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario e sulla marcatura temporale.

Se è stato selezionato un documento firmato e marcato in modalità PDF (standard PAdES), l’esito della verifica produrrà una sintesi identica alla precedente.

Anche in questo caso, un clic sul pulsante Dettagli permette di ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario e sulla marcatura temporale.

Validità dei documenti marcati temporalmente

GoSign Desktop consente la verifica dei documenti ai quali la marca temporale è stata apposta successivamente alla firma digitale (documento con estensione .tsd).

Un clic sull'opzione Verifica, disponibile nella home page di GoSign Desktop, permette di selezionare il documento, scegliendolo tra quelli disponibili sul proprio computer, su un server o un hard disk, ecc.

La risposta di GoSign Desktop è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.

Un clic sul pulsante Apri Dettagli, posto a fianco delle informazioni sulla Time Stamping Authority che ha apposto la marcatura temporale, permette di ottenere maggiori informazioni sulla marca apposta.

Validità dei documenti marcati con altri standard

GoSign Desktop permette di verificare anche i documenti caratterizzati da una marca temporale apposta in modalità detached (documento con estensione .tsr), permettendo di eseguire la verifica della sola marca temporale o di associarla al documento informatico cui era stata apposta e passare successivamente alla verifica.

Un caso particolare è rappresentato dai documenti marcati in formato MIME (documento con estensione .m7m). Si tratta di documenti che riuniscono al loro interno il documento elettronico e la relativa marca temporale che in effetti ha estensione .tsr. E’ per questo motivo che, in fase di verifica, non è necessario selezionare il file da associare alla marca temporale.

Chiusura delle attività

Al termine delle attività di firma/marcatura temporale di un documento, o di verifica della validità di una firma/marca temporale, uscire da GoSign Desktop con un clic su Torna alla home e successivamente sul pulsante di chiusura previsto dal proprio sistema operativo.

Qualora sia stata utilizzata la BusinessKey o la Wireless Key per firmare i documenti, eseguire la procedura di rimozione sicura del dispositivo USB.