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Guida alla gestione dei formati PDF e XML delle fatture con Legalinvoice PRO

Introduzione

Legalinvoice PRO mi permette di trasformare le fatture .pdf create dal mio gestionale nel formato .xml previsto per la fatturazione elettronica.

La condizione fondamentale è che abbia attivato il servizio aggiuntivo Template PDF.

Preparazione del template

Per rendere operativo il meccanismo, inizio con il salvare all'interno di una cartella un gruppo di fatture prodotte dal mio gestionale facendo attenzione a che:

  • siano presenti tutte le tipologie che la mia azienda utilizza (regime ordinario, fattura estera, con ritenuta d’acconto, ecc.);
  • le fatture inserite come campione siano state riviste secondo gli standard indicati da InfoCert;
  • nella cartella ci siano minimo 10 – massimo 20 file pdf. Quindi, se utilizzo esclusivamente fatture in regime ordinario inserisco 10 fatture della stessa tipologia ma con contenuti diversi.

Comprimo la cartella che ho creato e la trasformo in una file .zip.

Invio del template a Legalinvoice PRO

A questo punto accedo a Legalinvoice PRO e, una volta all’interno, procedo con un clic sul nome della mia azienda che trovo inserito nella barra blu, in alto a destra.

Compare una finestra all'interno della quale identifico la funzione Gestisci aziende.

Seleziono il comando Modifica presente nel menu a tendina.

Ora sono all'interno dell’area Modifica Azienda.

Seleziono la funzione Template PDF e, utilizzando il pulsante Scegli, seleziono la cartella compressa all’interno della quale ho salvato i documenti fattura in formato .pdf provenienti dal mio gestionale.

Confermo con un clic sul pulsante Carica.

La generazione di un Template PDF prevede delle operazioni complesse per le quali è necessario attendere qualche giorno dal caricamento della cartella compressa alla disponibilità del template stesso.

L’esito del caricamento del template mi verrà comunicato via mail all’indirizzo di posta che ho utilizzato in fase di registrazione del prodotto.

Posso verificare l'avvenuto caricamento rientrando nell'area Modifica Azienda e controllando la disponibilità dei Template PDF.

Emissione delle fatture in formato XML

Ho attivato il servizio aggiuntivo Template PDF e l'ho configurato.

Pertanto, sono in grado di inviare fatture pdf lasciando che Legalinvoice PRO le trasformi in altrettanti tracciati xml.

Per emettere una fattura, non devo fare altro che selezionare la funzione Emissione presente nella barra azzurra, posta in alto a sinistra.

Legalinvoice PRO mi propone un pannello di dialogo all’interno del quale seleziono la voce Importa XML o PDF.

Scelgo l'opzione PDF e subito dopo seleziono il/i documento/i da inviare.

Invio delle fatture

Al termine dell’operazione troverò le fatture nell’area Pronti per l’invio in stato In attesa.

Dopo poche ore i documenti caricati risulteranno convertiti in formato .xml e risulteranno inviabili al Sistema di Interscambio.

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