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Guida all'uso della Wireless Key

Cosa occorre

  • La mia Wireless Key, il dispositivo fisico di nuova generazione che può connettersi via Bluetooth al telefono cellulare;
  • I codici di sicurezza contenuti nella cartellina o busta di revoca (anche in versione virtuale) che mi sono stati consegnati al momento del rilascio del dispositivo;
  • Il software GoSign Desktop o l'app GoSign Mobile in base al fatto che abbia deciso di firmare con il computer o con il mio telefono cellulare.

Attivazione di una Wireless Key

La Wireless Key è un dispositivo di Firma e Autenticazione InfoCert per la firma digitale su smartphone e tablet. Può essere usata sia su GoSign Desktop tramite USB che su tablet e smartphone per firmare digitalmente qualunque documento grazie all'innovativo pulsante che collega il dispositivo direttamente all'app GoSign Mobile tramite Bluetooth.

Prima di utilizzare il mio dispositivo devo attivarlo, ovvero sostituire il PIN ad esso assegnato con uno di mia scelta ed esclusiva conoscenza. Il PIN assegnato è quello contenuto nella cartellina o busta di revoca (anche in versione virtuale) che mi è stata consegnata al momento del rilascio del dispositivo. Utilizzando il software GoSign Desktop posso sostituire questo PIN con quello personale.

Per eseguire correttamente l'attivazione con GoSign Desktop, è necessario collegare fisicamente la Wireless Key alla postazione di lavoro inserendola in una presa USB.

Successivamente, avvio il software GoSign Desktop e individuo la funzione Configura contrassegnata dall’icona a forma di ingranaggio, quindi seleziono, dal menu laterale, la pagina dedicata Le tue firme, poi la sezione Firma Dispositivo e di seguito Attivazione dispositivo.

Nel menu a tendina troverò indicato come dispositivo collegato al computer InfoCert Wireless Key.

Dopo aver recuperato i codici contenuti nella cartellina o busta ERC, inserisco di seguito il PIN o il PUK indicati (sono identici, quindi la scelta è irrilevante) e di seguito il nuovo PIN, di mia scelta, ricordando che deve essere costituito da 8 caratteri tutti numerici.

Ripeto l’inserimento del nuovo PIN e procedo con un clic sul pulsante Conferma.

GoSign Desktop confermerà l’avvenuta attivazione.

Firma di un documento con la Wireless Key e GoSign Desktop

Una volta attivata la Wireless Key, sono in grado di firmare il mio primo documento.

Come per le altre modalità di firma con certificati, ho la possibilità di scegliere il formato di firma, cioè di stabilire se apporre una firma P7M o PDF.

Firma P7M di un documento con la Wireless Key

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page la funzione Firma che mi permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all’interno del software.

Una volta selezionato il file da firmare, o trascinato nell’apposita sezione, GoSign Desktop mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora fosse necessario, è possibile visualizzare il documento premendo il pulsante Apri documento (indicato dall'icona a forma di occhi) o cancellare il file tramite la funzione Elimina (indicata dall'icona a forma di cestino).

Nella parte bassa della schermata sono visibili le tecnologie con le quali è possibile firmare i documenti. Per produrre un documento con estensione .p7m, è necessario scegliere la tecnologia CAdES e si potrà procedere con un clic sul pulsante Scegli sotto la scritta Firma CADeS.

Clicco quindi sul pulsante Scegli.

Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale al file che sto firmando digitalmente. Tale marca sarà in formato PADES-T.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato cliccando su configura il tuo account si aprirà il menù laterale Configura nella sezione marca temporale.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma con dispositivo (in questo caso tramite Wireless Key ) posso procedere con la firma del documento.

Inserisco il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN dispositivo e seleziono attraverso il menu a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sull'icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menu. Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo così sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Una volta scelta la destinazione del documento cliccando sul tasto Conferma, concludo il processo di sottoscrizione del documento.

GoSign Desktop confermerà l’avvenuta firma e nell’ultima schermata del processo della funzione Firma è possibile sapere se è andata o meno a buon fine il processo di firma. È possibile visualizzare la tipologia di firma e quale certificato è stato utilizzato. Se viene ritenuto necessario attraverso la funzione visualizza file verrà aperto il documento firmato.

GoSign Desktop permette ora o di firmare direttamente un nuovo documento tornado alla prima schermata della funzione Firma invitando a scegliere un nuovo documento oppure ritornare alla Homepage.

Firma PDF di un documento con la Wireless Key

GoSign Desktop mette a disposizione nella home page la funzione Firma che mi permette di selezionare il documento da firmare e di richiamarlo all'interno del software.

Una volta selezionato il file da firmare, o trascinato nell’apposita sezione, GoSign Desktop mi presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora fosse necessario, è possibile visualizzare il documento premendo il pulsante Apri documento (indicato dall'icona a forma di occhi) o cancellare il file tramite la funzione Elimina (indicata dall'icona a forma di cestino).

Nella parte bassa della schermata sono visibili le tecnologie con le quali è possibile firmare i documenti. Per produrre un documento con estensione .pdf, andrà scelta la tecnologia PAdES e si potrà procedere con un clic sul pulsante Scegli sotto la scritta Firma PADeS. Posso comunque firmare il documento anche in modalità CAdES ricorrendo all’opzione presente.

Il processo di Firma prosegue con la possibilità di rendere visibile la firma all’interno del documento. Questo è possibile attivando la spunta Visualizza firma nel documento. È molto importante tenere a mente che questo segno grafico non ha alcun valore legale e non è in alcun modo la mia firma digitale.

Nel riquadro di firma verrà visualizzata l’immagine della firma, di default è l’immagine caricata nella sezione Configura nella pagina dedicata Le tue firme.

Sarà possibile poi aggiungere delle informazioni aggiuntive:

  • Motivo della firma ovvero per il quale si sottoscriverà digitalmente il documento, ad esempio: accettazione delle clausole contrattuali, accettazione delle clausole vessatorie del contratto, espressione del mio consenso al trattamento dei dati personali ai sensi della L. 196/2003, ecc.;

  • Il luogo di apposizione della firma;

  • Email di colui che firma.

Si possono aggiungere anche più riquadri firma, sarà sufficiente fare doppio click sull'anteprima del pdf e se si desidera cambiare immagine firma sarà sufficiente cliccare sul pulsante Scegli nel riquadro dedicato alle firme e se si vuole rimuovere una firma , sarà sufficiente cliccare sull'icona a forma di cestino.

Attivando tale opzione sarà obbligatorio applicare la firma nel documento attraverso un doppio click sull’anteprima del documento, altrimenti non sarà possibile proseguire il processo di Firma.

Procedo con un clic sul pulsante Continua.

Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale al file che sto firmando digitalmente. Tale marca sarà in formato PADES-T.

Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato cliccando su configura il tuo account si aprirà il menù laterale Configura nella sezione marca temporale.

Una volta scelto se si voglia o meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma con dispositivo (in questo caso tramite Wireless Key ) posso procedere con la firma del documento.

Inserisco il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN dispositivo e seleziono attraverso il menu a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sul icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menu. Di default, GoSign Desktop propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio_, che coincide con la sovrascrizione del file originale venendo cosi sostituto dal documento firmato.

In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.

Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.

Una volta scelta la destinazione del documento cliccando sul tasto Conferma, concludo il processo di sottoscrizione del documento.

GoSign Desktop confermerà l’avvenuta firma e nell’ultima schermata del processo della funzione Firma è possibile sapere se è andata o meno a buon fine il processo di firma. È possibile visualizzare la tipologia di firma e quale certificato è stato utilizzato. Se viene ritenuto necessario attraverso la funzione visualizza file verrà aperto il documento firmato.

Configurazione della Wireless Key su Dike GoSign Mobile

Una delle caratteristiche della Wireless Key è quella di poter firmare documenti informatici anche attraverso l'app Dike GoSign Mobile. Per fare ciò, ho la necessità di agganciare la Wireless Key all'app, configurando quest'ultima opportunamente.

Innanzi tutto, devo verificare che l’opzione di collegamento via Bluetooth sia attiva. In questo caso il simbolo di connessione si presenterà di colore grigio scuro, altrimenti sarà di colore grigio e se provassi a selezionarlo restituirebbe un messaggio di errore.

Accertata la disponibilità del bluetooth, provvedo a porre la Wireless Key in modalità pairing, ovvero pronta per essere riconosciuta e abbinata al cellulare (o al tablet).

Per prima cosa, avvio la Wireless Key tenendone premuto il pulsante per 2 secondi. La Wireless Key è in modalità ON e ne ho conferma per la colorazione azzurra lampeggiante assunta dal display luminoso.

Subito dopo tengo premuto il pulsante per altri 2 secondi: la Wireless Key entra in modalità pairing e ne ho conferma per la colorazione lampeggiante azzurra, alternata al rosa, assunta dal display luminoso.

A questo punto la Wireless Key è pronta per l’abbinamento all'app.

Seleziono nuovamente l’icona del collegamento Bluetooth con un tap sullo schermo del cellulare che rileverà il dispositivo e mi fornirà in risposta il nome di sistema della mia Wireless Key costituito da una sequenza di 5 caratteri.

Una leggera pressione sul nome della Wireless Key ne fa avanzare l’abbinamento.

Dike GoSign Mobile mi fornisce la conferma che il processo di pairing è terminato e a questo punto troverò nel messaggio il mio nome e cognome in qualità di proprietario del dispositivo.

Ad abbinamento avvenuto, l’icona del Bluetooth assume una colorazione verde e resta di questo colore fino a quando la Wireless Key è collegata al telefono (o al tablet).

Accanto all’icona del Bluetooth compare anche l’icona di una batteria che indica lo stato della batteria della Wireless Key e il livello di carica (in percentuale).

Firma di un documento con la Wireless Key e Dike GoSign mobile

Dopo aver avviato Dike GoSign Mobile sul mio cellulare e verificato che la Wireless Key sia agganciata all'app, scelgo l'opzione Firma disponibile nella barra di navigazione posta in fondo allo schermo e seleziono il file da firmare.

In alternativa posso selezionare il documento da sottoporre alla firma partendo dalle cartelle Documenti di Dike GoSign o Carica un Documento.

In questo secondo caso l’app mi propone gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.), e l’elenco delle possibili azioni a mia disposizione.

Procedo selezionando l’opzione Firma il Documento.

Nel pannello di controllo della firma troverò la funzione che mi permette di selezionare il dispositivo di firma con il quale apporla, che imposterò a Wireless Key.

Inoltre posso scegliere la tipologia di firma, P7M o PDF. Se ho bisogno di firmare un documento con estensione .doc, .xls o altri indicherò la firma in modalità P7M; se ho bisogno di firmare un documento con estensione .pdf potrò scegliere indifferentemente entrambe le tipologie di firma, P7M o PDF.

Ovviamente posso prevedere anche l’eventuale apposizione di una marca temporale.

Per firmare procedo con un tap sull'icona blu di firma.

A questo punto inserisco il PIN di protezione della mia Wireless Key nel campo Inserisci il tuo PIN di Firma e proseguo con un tap sul pulsante Conferma.

Al termine dell’operazione di firma ricevo un messaggio di conferma. I documenti firmati digitalmente e quelli firmati digitalmente e marcati temporalmente sono salvati all’interno dell’area Firmati nella cartella _Documenti di Dike GoSig_n .

La batteria della Wireless Key

Il funzionamento della Wireless Key è garantito dalla presenza di una batteria, che ne condiziona l'uso. Questo significa che per utilizzare la mia Wireless Key nel migliore dei modi devo prevedere di controllare lo stato della batteria ed eventualmente la necessità di sottoporla a ricarica.

La durata stimata della batteria è di circa 14 giorni, trascorsi i quali si scarica completamente. A questo punto, per ricaricare la batteria dovrò collegare la Wireless Key ad una porta USB del computer.

Il tempo di ricarica – da completamente scarica a completamente carica – è di 3-4 ore.

Per verificare a colpo d'occhio il livello della batteria, dovrò tenere sotto controllo l'icona della batteria che compare sullo schermo del cellulare e il display luminoso della Wireless Key.

Se la Wireless Key è non è agganciata al cellulare, e la batteria va dal 100% di carica fino al 30%, l’icona della batteria non sarà visibile mentre il display del dispositivo sarà azzurro.

Se invece la Wireless Key è agganciata al cellulare e la batteria va dal 100% di carica fino al 30%, l’icona sarà di colore azzurro mentre il display verde.

Continuando l'osservazione, potrò notare che dal 30% di carica e fino al 10% l’icona della batteria è di colore giallo (anche se il display luminoso della Wireless Key è ancora azzurro lampeggiante).

Questo significa che la batteria è in riserva: posso concludere le operazioni di firma o di navigazione su un portale della Pubblica Amministrazione ma devo collegarla al più presto al computer per consentirne la ricarica

Una volta collegata al computer, anche il display luminoso della Wireless Key assume una colorazione gialla lampeggiante. A ricarica completata , il display luminoso della Wireless Key, ancora collegata al computer, assume una colorazione verde lampeggiante. Una volta rimossa il display tornerà ad essere azzurro lampeggiante. E’ il momento di recuperarla e abbinarla nuovamente al telefono cellulare per firmare documenti o navigare in sicurezza sui portali della Pubblica Amministrazione

Al di sotto del 10% di carica l’icona della batteria è rossa e anche il display luminoso della Wireless Key assume una colorazione rossa lampeggiante.

La batteria della Wireless Key è scarica: devo collegarla al computer per consentirne la ricarica anche perché il processo di abbinamento con il telefono cellulare o anche la firma del documento possono non essere gestiti correttamente.

Chiusura delle attività

Se ho utilizzato la Wireless Key per firmare i documenti con Dike GoSign, dopo aver chiuso il software, eseguo la procedura di rimozione sicura del dispositivo USB.

Se ho utilizzato la Wireless Key per firmare i documenti con Dike GoSign Mobile sarà sufficiente chiudere l'app.

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